Как сделать подпись в Outlook: ответ Бородача

Всем привет! В этом уроке мы рассмотрим, как можно сделать, настроить, поменять и добавить подпись в электронное письмо почты Microsoft Outlook. Я постарался описать инструкции для классического Outlook, нового Outlook, Oо приложения. Если у вас в процессе возникнут какие-то трудности или вы заметите ошибку, обязательно пишите в комментариях под этой статьей.

Давайте поговорим про саму подпись, которая автоматически или вручную добавляется в конец письма. В ней обычно пишут имя, должность, телефон, сайт, адрес компании, ссылки на соцсети или короткую фразу. Для работы это удобно: не нужно каждый раз вручную набирать одни и те же данные. Для личной почты можно сделать простую подпись, например: «С уважением, Иван».

ПРИМЕЧАНИЕ! В Outlook сейчас есть несколько разных интерфейсов. Есть классический Outlook для Windows, новый Outlook для Windows, Outlook в браузере и Outlook для телефона. Настройки подписи в них находятся в разных местах. Если у вас меню выглядит не так, как на картинках, скорее всего, вы используете новый Outlook или веб-версию.

Последние версии Outlook

В этой главе речь идет про классический Outlook для Windows из пакета Microsoft Office и Microsoft 365. Интерфейс у классических версий похожий, поэтому просто делайте все действия по аналогии. Если у вас сверху есть лента с вкладками «Файл», «Главная», «Отправка и получение», «Папка», «Вид», то вы, скорее всего, используете именно классический Outlook.

1. Давайте создадим новое сообщение, для этого выберите соответствующий пункт в разделе «Главная». Или можете воспользоваться горячими клавишами Ctrl + N. Если курсор стоит в списке писем, откроется новое письмо. Если вы находитесь в календаре, может открыться другое окно, поэтому проще нажать именно кнопку «Создать сообщение».

2. В новом письме находим «Подпись» в разделе «Включение», нажимаем на стрелочку, указывающую вниз, и выбираем пункт «Подписи…».

Если кнопки «Подпись» не видно, разверните окно письма на весь экран. Иногда на маленьком экране или при узком окне часть кнопок прячется в дополнительные меню. Также проверьте, что вы открыли именно окно нового письма, а не просто главное окно Outlook со списком входящих.

3. Теперь нажимаем по кнопке создания. Введите любое имя подписи и нажмите «ОК».

Имя подписи видите только вы. Например, можно создать подписи «Рабочая», «Личная», «Краткая», «Для ответов», «Для клиентов». Это удобно, если у вас несколько почтовых ящиков или разные ситуации общения. Например, в новом письме клиенту можно вставлять полную подпись с телефоном и сайтом, а в ответах коллегам использовать короткую подпись без лишней информации.

4. Теперь в основном поле вписываем нашу подпись. Прежде чем мы ее добавим, нажав по кнопке «ОК», посмотрите на панель изменения выше. Вы можете отредактировать подпись, изменить шрифт, размер букв, сделать текст подчеркнутым, курсивом или жирным. Есть даже возможность вставить картинку или фотографию – давайте сделаем это.

Не советую делать подпись слишком огромной. Если в каждом письме будет большой баннер, несколько логотипов, длинная цитата и много ссылок, получателю будет неудобно читать переписку. Хорошая подпись обычно занимает 3-6 строк: имя, должность, телефон, сайт и, если нужно, название компании. Для ответов и пересылок лучше сделать отдельную короткую подпись.

Простой пример подписи:
Иван Петров
Специалист технической поддержки
Телефон: +7 900 000-00-00
Сайт: example.ru

5. Найдите значок вставки картинки и нажмите по нему.

6. Выбираем логотип организации или вашу фотографию на компьютере и жмем по кнопке «Вставить».

С картинками нужно быть аккуратнее. Не вставляйте огромный файл с логотипом прямо из папки с исходниками. Перед вставкой лучше заранее уменьшить изображение, чтобы оно было небольшим по размеру и нормально смотрелось в письме. Если картинка весит несколько мегабайт, каждое письмо станет тяжелее, а у получателей она может отображаться криво или вообще блокироваться почтовой программой.

ВНИМАНИЕ! Некоторые почтовые клиенты и корпоративные фильтры скрывают картинки в письмах до разрешения пользователя. Поэтому важную информацию не нужно делать только картинкой. Телефон, имя, сайт и адрес лучше писать обычным текстом.

7. Ура, картинку мы вставили, и теперь письмо выглядит куда лучше. Но мы забыли добавить ссылку на наш сайт или страницу в социальной сети. Напишите текст, который будет вести на вашу страничку в интернете. После этого выделите его левой кнопкой мыши и нажмите по значку планеты.

8. Теперь в поле «Адрес» вписываем точный URL страницы. Если вы не знаете, как его правильно впечатать, лучше скопируйте ссылку из адресной строки браузера. После этого жмем «ОК».

СОВЕТ! Для копирования URL используйте быстрые клавиши Ctrl + C (скопировать) и Ctrl + V (вставить).

Ссылку лучше вставлять полностью, с началом «https://». Так меньше шансов, что Outlook или почтовый клиент получателя неправильно ее обработает. После сохранения подписи обязательно отправьте тестовое письмо самому себе и проверьте, открывается ли ссылка. Если ссылка ведет на сайт компании, профиль в социальной сети или страницу оплаты, ошибка в одном символе может привести получателя совсем не туда.

9. Смотрите, у нас получилась достаточно серьезная электронная подпись. Теперь уже жмем «ОК».

Обратите внимание на правую часть окна настроек. Там можно выбрать, для какой учетной записи использовать подпись, а также какая подпись будет автоматически вставляться в новые сообщения и в ответы или пересылки. Если у вас в Outlook добавлено несколько почтовых ящиков, например рабочий и личный, проверьте этот пункт особенно внимательно. Иначе рабочая подпись может случайно попасть в личное письмо или наоборот.

Чтобы добавить подпись в письмо вручную, кликаем по соответствующей надписи, как мы делали это в самом начале, и выбираем ту конфигурацию, которую мы создали ранее. Она начнет отображаться в самом конце письма. Помните, что вы всегда можете создавать несколько подписей под разные нужды и ситуации. Также их можно изменять и удалять через тот же раздел настроек.

Если вы только настраиваете почту в Outlook, подпись лучше создавать после добавления учетной записи. Иначе вы можете создать подпись, но забыть привязать ее к нужному ящику. Для настройки почты Mail.ru в Outlook у нас есть отдельная инструкция по этой ссылке.

Новый Outlook для Windows

В новом Outlook для Windows интерфейс отличается от классического. Там нет старого окна «Файл» – «Параметры» в привычном виде, а многие настройки вынесены в правую панель. Если у вас Outlook больше похож на веб-почту, сверху есть переключатель «Новый Outlook» или приложение выглядит очень минималистично, скорее всего, у вас именно новый Outlook.

1. Откройте Outlook.
2. Нажмите на значок шестеренки «Параметры» в правом верхнем углу.
3. Перейдите в раздел «Учетные записи».
4. Откройте пункт «Подписи».
5. Если у вас добавлено несколько почтовых ящиков, выберите нужную учетную запись.
6. Нажмите «Добавить подпись» или выберите уже созданную подпись для редактирования.
7. Введите текст подписи, настройте оформление и сохраните изменения.
8. Ниже выберите, вставлять ли подпись автоматически в новые сообщения, ответы и пересылки.

В новом Outlook подписи могут быть привязаны к конкретной учетной записи. Это логично: у рабочего ящика одна подпись, у личного другая. Если подпись не появляется в новом письме, сначала проверьте, какой адрес выбран в поле «От». Возможно, вы пишете письмо не с того аккаунта, для которого настроили подпись.

ПРИМЕЧАНИЕ! Новый Outlook постепенно развивается, и названия пунктов могут немного отличаться. Если не можете найти нужный раздел, откройте параметры и в поиске по настройкам введите слово «подпись».

Если вы пользуетесь Яндекс Почтой через Outlook, иногда сначала нужно правильно подключить ящик по IMAP и создать пароль приложения. Подробно про настройку Яндекс Почты в Microsoft Outlook я писал отдельно.

Outlook в браузере

Если вы открываете почту через сайт Outlook.com или рабочую почту Microsoft 365 в браузере, подпись настраивается прямо в веб-интерфейсе. Эта подпись не всегда автоматически переносится в классический Outlook на компьютере, поэтому ее иногда приходится настраивать отдельно в каждом месте.

1. Откройте Outlook в браузере.
2. Нажмите на шестеренку «Параметры».
3. Откройте все параметры Outlook, если сразу не видите нужный пункт.
4. Перейдите в «Почта» – «Создание и ответ» или найдите раздел «Подпись электронной почты».
5. Введите текст подписи.
6. Выберите, нужно ли автоматически добавлять подпись в новые сообщения, ответы и пересылки.
7. Сохраните настройки.

Веб-версия удобна тем, что работает без установки программы. Например, вы зашли в почту с чужого компьютера, открыли браузер и отправили письмо. Но если вы постоянно пишете письма и с браузера, и из программы Outlook, проверьте подпись в обоих местах. Бывает так, что в приложении подпись красивая и полная, а в браузере остается стандартная пустая или старая подпись.

Если вы случайно отправили письмо без подписи или не тому получателю, в некоторых случаях можно попробовать отменить отправку или отозвать сообщение. По этой теме у нас есть отдельный разбор как в Outlook отменить отправку письма.

Outlook на телефоне

В мобильном приложении Outlook для Android и iPhone подпись тоже можно изменить. По умолчанию там часто стоит стандартная фраза вроде «Получить Outlook для iOS» или похожий текст. Ее лучше заменить, особенно если вы используете почту для работы.

1. Откройте приложение Outlook на телефоне.
2. Нажмите на значок профиля или меню в левом верхнем углу.
3. Нажмите на шестеренку «Настройки».
4. Найдите раздел «Подпись».
5. Если у вас несколько аккаунтов, выберите нужный ящик или включите отдельную подпись для каждой учетной записи.
6. Введите текст подписи и сохраните изменения.

На телефоне редактор подписи обычно проще, чем на компьютере. Там может не быть нормальной вставки логотипов, таблиц, сложного форматирования и красивых HTML-блоков. Поэтому для мобильной подписи я бы делал короткий вариант: имя, должность и телефон. Это нормально, потому что с телефона чаще отвечают быстро, а не оформляют длинные официальные письма.

Пример мобильной подписи:
Иван Петров
Отправлено с телефона
Телефон: +7 900 000-00-00

Если вы выбираете почтовое приложение для смартфона и не уверены, нужен ли именно Outlook, можете посмотреть нашу подборку почтовых клиентов для Android и iOS.

Outlook 2007

1. В 2007 версии все делается похожим образом, только сама функция создания подписи находится в другом месте. Кликните по надписи «Сервис» в верхней панели. Далее из выпадающего меню выбираем «Параметры».

2. Переходим на вкладку «Сообщение» и находим пункт «Подписи», нажав по кнопке правее.

3. Далее все делается по аналогии, как и в новых версиях Outlook. Сначала жмем по кнопке «Создать», вводим наименование, а после этого уже в основном поле вводим нашу подпись. Если интересно, то можете глянуть более детальную инструкцию в прошлой главе, там я дополнительно рассказываю, как можно вставить картинку и добавить ссылку на сайт организации.

Outlook 2007 уже считается старой версией. Она может работать, но часть современных почтовых сервисов может требовать дополнительные настройки, пароли приложений или более новые способы авторизации. Если подпись не сохраняется, Outlook вылетает или письма отправляются некорректно, проверьте обновления Office, профиль Outlook и права пользователя в Windows.

ВНИМАНИЕ! На старых версиях Outlook сложные HTML-подписи могут отображаться не так, как вы ожидаете. Чем проще подпись, тем меньше проблем у получателя. Не перегружайте ее таблицами, нестандартными шрифтами и тяжелыми картинками.

Outlook 2003

1. Переходим в «Сервис» и жмем по параметрам.

2. Кнопка изменения и создания подписей находится во вкладке «Сообщение».

3. Кликаем по кнопке создания и вводим любое наименование.

4. Далее просто вписываем сообщение.

Outlook 2003 лучше использовать только там, где он нужен для старой корпоративной системы или старого компьютера. Для современной почты он может быть неудобен: часть серверов требует новые протоколы безопасности, а старый Outlook может их не поддерживать. Если у вас есть возможность, лучше перейти на более свежую версию Outlook или использовать веб-почту.

Как сделать нормальную подпись

Теперь немного практики. Подпись должна помогать получателю, а не мешать ему. Не нужно вставлять в нее всю биографию, длинный список услуг, огромный баннер и 10 ссылок. Если письмо деловое, получателю важнее быстро увидеть, кто вы, из какой компании и как с вами связаться.

В нормальной подписи обычно достаточно:

• имя и фамилия;
• должность;
• название компании;
• телефон;
• сайт или одна важная ссылка;
• короткий адрес, если он реально нужен.

Для личной почты можно сделать проще: имя, телефон и короткая фраза. Для рабочей почты лучше не использовать слишком яркие цвета, смешные картинки, анимированные GIF и нестандартные шрифты. У получателя это может отображаться криво, попадать в спам или просто выглядеть несерьезно.

ПРИМЕЧАНИЕ! Если компания уже выдала вам фирменный шаблон подписи, лучше использовать его. В больших организациях подписи часто приводят к одному стилю: одинаковые логотипы, цвета, телефоны, юридические фразы и ссылки.

Почему подпись не появляется

Если подпись создана, но не вставляется в письмо автоматически, сначала проверьте настройки по умолчанию. В классическом Outlook откройте «Новое сообщение» – «Подпись» – «Подписи». Справа выберите нужную учетную запись, а ниже укажите подпись для новых сообщений и для ответов/пересылок.

Если у вас несколько почтовых ящиков, проверьте поле «Учетная запись электронной почты». Очень часто пользователь создает подпись для одного адреса, а письмо отправляет с другого. В итоге кажется, что Outlook сломался, хотя подпись просто привязана не к той учетной записи.

Если подпись вставляется вручную, но не автоматически, значит сама подпись рабочая, а проблема именно в настройках по умолчанию. Если подпись не вставляется вообще, попробуйте создать новую простую подпись без картинки и ссылок. Так можно понять, проблема в Outlook или в сложном содержимом подписи.

Иногда помогает запуск Outlook от обычного пользователя, а не от администратора. Также проверьте, не открыто ли несколько окон Outlook и не используется ли старый поврежденный профиль. Если Outlook часто ломается, зависает или не сохраняет настройки, можно создать новый профиль почты через «Панель управления» – «Почта». Но перед этим лучше сохранить важные данные и убедиться, что вы знаете пароль от почтового ящика.

Где хранятся подписи Outlook

В классическом Outlook для Windows подписи обычно хранятся в папке профиля пользователя. Быстро открыть ее можно так:

1. Нажмите + R.
2. Введите команду:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

3. Нажмите «ОК».

В этой папке могут лежать файлы подписи в разных форматах: HTML, RTF и TXT, а также папка с картинками. Это полезно, если вы переносите Outlook на другой компьютер и хотите забрать старые подписи. Но я не советую редактировать эти файлы вручную без необходимости. Проще открыть Outlook и изменить подпись через обычное меню.

ВАЖНО! Перед переносом подписи на другой компьютер проверьте, что картинки тоже перенеслись. Если скопировать только HTML-файл без папки с изображениями, логотип в подписи может пропасть.

Короткий FAQ

Как быстро создать подпись в классическом Outlook?
Откройте новое письмо, нажмите «Подпись» – «Подписи» – «Создать». Введите текст подписи, выберите учетную запись и укажите, вставлять ли подпись автоматически в новые письма и ответы.

 

Где находится подпись в новом Outlook?
Откройте «Параметры» через шестеренку, перейдите в «Учетные записи» – «Подписи». Если аккаунтов несколько, выберите нужный почтовый ящик и настройте подпись для него.

 

Можно ли сделать несколько подписей?
Да. Можно создать отдельную подпись для работы, личной почты, ответов, клиентов или коротких сообщений. Потом вы сможете выбирать нужную подпись вручную при создании письма.

 

Почему подпись не вставляется автоматически?
Скорее всего, она не выбрана в настройках по умолчанию. В классическом Outlook откройте «Подпись» – «Подписи» и справа укажите подпись для новых сообщений и для ответов/пересылок.

 

Можно ли вставить логотип в подпись?
Да, в классическом Outlook можно вставить картинку через значок изображения. Но логотип лучше заранее уменьшить, чтобы письмо не стало слишком тяжелым. В мобильном Outlook возможности оформления могут быть ограничены.

 

Почему у получателя подпись выглядит криво?
Разные почтовые клиенты по-разному отображают HTML, картинки, таблицы и шрифты. Делайте подпись проще, используйте стандартные шрифты, не вставляйте огромные изображения и отправьте тестовое письмо самому себе.

 

Синхронизируется ли подпись между компьютером, браузером и телефоном?
Не всегда. Подпись в классическом Outlook, новом Outlook, веб-версии и мобильном приложении может настраиваться отдельно. Проверьте каждое место, откуда вы реально отправляете письма.

 

Как удалить подпись?
Откройте раздел подписей, выберите нужную подпись и нажмите «Удалить». Если подпись просто не должна вставляться автоматически, можно не удалять ее, а убрать выбор в полях «Новые сообщения» и «Ответ/пересылка».

 

Можно ли использовать подпись в Gmail, Mail.ru или Яндекс Почте через Outlook?
Да. Подпись настраивается в самом Outlook и может вставляться в письма с любого подключенного ящика. Главное – правильно добавить учетную запись в Outlook. Например, для Mail.ru у нас есть отдельная инструкция по настройке почты Mail.ru в Outlook.