Поле со списком в Excel: создание и применение

Всем привет! Сегодня я расскажу, как создать функцию выбора из выпадающего списка в Excel. Очень полезная вещь, если вы хотите ограничить ввод каких-то определенных данных в выделенный столбец. Например, у вас есть ограниченный список товаров, и вы не хотите, чтобы по ошибке туда попало что-то лишнее. В крупных компаниях это может стать большой проблемой. В уроке ниже я покажу – как это можно сделать быстро и легко.

Создание области ввода и дополнительного списка

Сначала нам нужно создать поле со списком в Excel. У нас будет два листа – на первом мы создадим табличку с товаром, который мы будем выбирать из списка. Сам список разрешенных товаров будет располагаться на втором листе. Но вы можете создать и отдельный файл. Теперь давайте посмотрим на этом примере, как сделать список в Эксель.

Читаем – как сделать умную таблицу в Excel.

1. Итак, у нас есть табличка товаров. Выделяем область ячеек первого столбца, где будет действовать выпадающий список. После этого переходим во вкладку «Данные».

2. В разделе «Работа с данными» нажмите по кнопке «Проверка данных».

3. Ставим в «Типе данных» – «Список».
4. Нам нужно выбрать источник выпадающего списка. В нашем случае это будут разрешенные товары, которые есть на складе. Мы можем их просто вписывать через точку с запятой (;). Вариант неудобный и не самый лучший, поэтому мы его рассматриваем только для галочки.

5. Я создал второй лист, назвал его «Список товаров».

Читаем – как создать лист в Excel.

6. Кликните левой кнопкой мыши по «Источнику». Далее нажмите по этому листу.

7. Итак, первый вариант – вы можете выделить ячейки с товарами. Минус этого способа в том, что нам придется вновь лезть сюда и изменять диапазон ячеек, если мы захотим добавить товар.

ПРИМЕЧАНИЕ! В некоторых статьях указывается создание «Умной таблицы», к сожалению, но указать её отдельно нельзя и вам опять же придется выбирать адреса ячеек.

8. Самый простой и действенный способ – это просто выделить весь столбец «А», нажав по нему левой кнопкой мыши.

9. Если у вас список находится в другом файле, то просто откройте его. Далее кликаем левой кнопкой мыши по «Источнику», переходим в файле со списком и выделяем диапазон ячеек списка.

10. Перейдите на вкладку «Подсказка по вводу» и введите текст подсказки, если он нужен.

11. Также будет полезным ввести «Сообщение об ошибке», если незнающий человек вручную введет неправильный товар. Его же нет на складе, поэтому он не должен находиться в списке.

12. Жмем «ОК».

Работа со списком

Добавить в выпадающий список в нашу таблицу Excel у нас получилось – об этом свидетельствует стрелочка рядом с первой строкой столбца «Товара». Обратите внимание, что сразу же высвечивается подсказка, которую мы ввели при создании.

Читаем – про автозаполнение ячеек в Эксель.

Жмем по этой стрелочке и просто выбираем товар, который нам нужен.

Давайте попробуем ввести неправильное значение и посмотрим, что будет.

Вылезла ошибка с тем самым текстом, который мы вписывали в третьей вкладке при создании нашего блока списка.

Добавить объект в список

Мы сделали все, чтобы нам было удобно добавлять новые товары в список. Для этого перейдите на вторую страничку, выделите новую пустую ячейку ниже. И введите наименование нового товара.

Советую ознакомиться с уроком по анализу данных в Excel.

Теперь давайте проверим – перейдите на страницу основной таблицы и кликните по выпадающему списку. Как видим – наш товар добавился в список, и вы можете его выбрать.

Удаление из списка

У нас получилось сделать выбор из списка в Excel, но что, если нам нужно удалить какой-то элемент?! – Все делается очень просто. Сначала выделяем его, а потом удаляем с помощью клавиши:

Удаление происходит абсолютно так же, как мы это делаем с удалением других данных в Эксель. На этом все, дорогие и любимые наши читатели. Теперь вы знаете, как создать выпадающий список в Excel с подстановкой данных. Если у вас еще остались вопросы – пишите в комментариях. Всем добра и берегите себя!

Видео