Маркер автозаполнения в Excel: что это такое и как им пользоваться?

Всех приветствую на портале WiFiGiD.RU. В сегодняшнем небольшом уроке мы поговорим про очень важную функцию в Excel – автозаполнение ячеек. Напомню, что она позволяет в разы сократить время работы с большими таблицами. Функция позволяет автоматически заполнять ячейки выбранной информацией. Давайте проверим, как же она работает. Поехали!

Как использовать функцию

Чтобы сделать автозаполнение ячеек в Excel – достаточно использовать специальный маркер заполнения.  Что это такое? Маркер автозаполнения – это функциональный инструмент, который позволяет использовать автоматическое заполнение ячеек определенными данными, используя текст, цифры, формулы, дату и т.д.

Представим себе, что у нас есть ячейка с какой-то информацией. Я для примера взял обычную текстовую строчку. Чуть позже мы рассмотрим числовые значения. Чтобы скопировать текст сразу в несколько ячеек нужно:

1. Выделить основной блок левой кнопкой мыши.
2. Теперь наведите курсор (или стрелочку) в правый нижний угол ячейки. Как только стрелка превратится в крестик – зажимаем левую кнопку мыши (ЛКМ) и тянем вниз до определенной строки.

3. Вы увидите, как рабочие блоки будут подсвечены полужирной рамкой.

4. Отпустите левую кнопку.
5. Теперь текстовая информация скопировалась во все выделенные ячейки.

Почему я начал именно с текста? – чтобы вы поняли, как программа работает с текстовыми ячейками. Она их просто копирует без каких-либо изменений. Можно таким же образом копировать информацию из двух, трех или любого количества ячеек. В таком случае они будут поочередно копировать все выделенные строки. Но вот куда более интересно обстоят дела с цифрами и формулами.

Работа с числовыми значениями

В этой главе мы прикоснемся уже к цифирным значениям, и начнем с самого простого. Как вы думаете – сколько минимум чисел необходимо для автозаполнения, и что будет, если мы установим только одну цифру? Давайте проверим это. Смотрим на скриншот ниже. Если кто помнит уроки информатики в школе, то нас учили, что для быстрого заполнения цифрами нужно как минимум 2 цифры – например, 1 и 2. Попробуйте написать единицу и потянуть маркер автозаполнения.

Скорее всего у вас ничего не получится, и вы увидите всего одну единицу. Но расстраиваться не стоит, давайте вызовем параметры автозаполнения, нажав по значку в левом нижнем углу последней ячейки.

Оказывается, можно изменить настройку таким образом, чтобы программа просто пронумеровала наши ячейки. Выберите конфигурацию – «Заполнить». Да, теперь не обязательно использовать несколько цифр и достаточно просто изменить параметр заполнения.

На самом деле параметры эти можно и не вызывать, а использовать горячую клавишу клавиатуры. Давайте разберём на примере определенной прогрессии чисел. Напишите два, три (или более) числа числовой прогрессии. Выделите все ячейки с этими числами. Тянем вниз маркер, зажав при этом клавишу:

Прогрессия заполнится автоматически. Но есть небольшая проблема – почему-то не во всех версиях программы работает клавиша Ctrl. Если у вас приложение просто выполнило копирование, вызовите заполнение через параметры, как мы это делали ранее выше.

Инструмент

В программе есть и отдельный инструмент, который работает по аналогии, но имеет чуть больше функций. Давайте познакомимся с ним поближе.

1. Поставьте две цифры прогрессии и выделите все ячейки, которые вы хотите заполнить.

2. Перейдите на вкладку «Главная».

3. В разделе редактирования найдите инструмент «Заполнить» и выберите команду «Вниз».

4. Как видите, ничего не получилось, и функция просто скопировала содержимое первой ячейки. Самое интересное, что параметры мы вызывать тоже не можем. Давайте вернемся на шаг назад, зажав кнопки:

Ctrl + Z

5. Выберите команду «Прогрессия».

6. Откроется окно с дополнительными параметрами. Давайте немного разберем их:
   1. Расположение – можно изменить расположение по строкам или столбцам, но лучше работать с выделением и не менять этот параметр.
   2. Тип – здесь мы можем задать конфигурацию прогрессии. По умолчанию в прошлом способе программа выбираем арифметическую прогрессию. Давайте для примера попробуем геометрическую.
   3. Единицы. Прогрессия может работать с датой – например, вы можете задать прибавление по дням, месяцам, годам или по рабочим дням.
   4. Шаг – параметр, задающий количество значений в одном шаге. Можно установить автоматическое значение.
   5. Предельное значение – если вам нужно задать ограничение, то его стоит вводить в эту строку.

7. В конце жмем «ОК».

Формулы

Функция также может работать с выделенными формулами. Давайте разберем на конкретном примере. В нашем виртуальном магазине на складе у нас хранится определенный товар (шоколад, вода, молоко, чай, кафе и т.д.). У нас есть информация о количестве товара в штуках (пачках) и о цене за одну единицу.

1. Чтобы не считать все вручную, мы будем использовать формулы. В столбце «Общей стоимости» пытаемся умножить:

Количество * Цена за штуку

2. Выделяем ячейку и вводим формулу, начиная со знака равно (=). Напомню, что адреса ячеек не обязательно вводить вручную, достаточно их выделить ЛКМ. Можете посмотреть на пример как у меня.

3. Программа посчитала на стоимость всех шоколадных плиток. Чтобы не вводить одну и ту же формулу, мы можем её продублировать во все ячейки аналогичным способом – с помощью маркера автозаполнения.

4. На всякий случай проверьте, чтобы формулы во всех ячейках были правильные.

В данном примере мы использовали формулы с динамическими показателями. То есть при автозаполнении программа изменяет адреса ячеек по строкам. Давайте теперь представим себе, что нам нужно наоборот использовать какой-то определенный неизменяемый коэффициент. В нашем магазине данная цена – это стоимость, по которой мы закупаем товары у поставщиков. Давайте представим себе, что нам нужно каждое значение «Общей стоимости» умножить на коэффициент нашей прибыли. Пусть это будет 20%.

1. Я добавил в нашу табличку еще один столбец – там будет отображена стоимость товаров в нашем магазине. Теоретически – это прибыль, которую мы получим за продажу всех этих товаров. И коэффициент, который равен 1,2.

2. Теперь умножаем общую стоимость и коэффициент, который находится в отдельной ячейке. Но так как мы будем использовать не изменяющуюся цифру в одной ячейке, то нам нужно её зафиксировать. Для этого мы используем в формуле знаки доллара ($). Причем мы можем отдельно зафиксировать изменение значения по строке или по столбцу. Например, если вы хотите, чтобы менялась только строка, тогда ставим доллар перед буквой. Если вы хотите, чтобы менялась только столбец, то ставим доллар перед цифрой.

$B$8 – статическая ячейка.
$B8 – не меняется только столбец.
B$8 – не меняется только строка.

3. А теперь еще раз проверьте, чтобы в других строках были правильные формулы.

Дата

Программа отлично работает и с датами. Попробуйте установить одну дату, а потом выполнить автозаполнение. Как видите, приложение автоматом заполнило все ячейки по дням. В параметрах можно изменить шаг заполнения (день, месяц, год и т.д.). Если же вам нужен неровный шаг, состоящий из нескольких дней, тогда используем инструмент «Заполнения», который мы рассматривали чуть раньше.

Кстати, Excel может работать и с текстовым вариантом дней недели. Он автоматически определяет формат данных и позволяет заполнять другие ячейки.

Дополнительно можно изменять только цифру, но оставлять строковое значение. Например, вы можете расставить все номера домов, корпусов, комнат или других подобных объектов. Excel автоматически находит цифру и оставляет параметр строки в покое. Лучше всего использовать автозаполнение от двух строк.

Свой список

А что, если дата, год, дни недели – нам не подходят. Мы можем создать свой список значений, которые будут идти в определенном порядке. А при использовании заполнения, программа будет автоматически брать значения оттуда.

1. Откройте первую вкладку «Файл».

2. Перейдите в «Параметры».

3. В разделе «Дополнительно» листаем до подраздела «Общие» и жмем по кнопке «Изменить списки».

4. В правый блок через перенос на новую строчку (Enter) вводим значения элементов списка. В конце жмем «Добавить».

5. Проверьте, чтобы список добавился. Два раза жмем «ОК».

6. Теперь пробуем его использовать.

В этом уроке мы узнали много нового. Если у вас еще остались какие-то вопросы по теме – пишите их в комментариях. На этом я с вами прощаюсь и жду вас в новом уроке. Пока-пока.

Видео