Что такое колонтитул в Word и как его вставить: четные, нечетные, разные для нужных страниц

Колонтитул – это выделенная область в документе, в которой может храниться повторяющаяся информация: логотип, дата и время, автор, нумерация страниц, название и другие данные. Обычно колонтитулы находятся сверху и снизу листов документа. В более редких случаях можно встретить боковые колонтитулы.

Проще говоря, колонтитул – это место, которое повторяется на страницах само. Например, вы один раз вставили название компании сверху, и оно появилось на всех страницах документа. Или добавили номер страницы снизу, и Word сам подставляет правильные номера дальше. Это удобно для рефератов, договоров, инструкций, методичек, отчетов и любых длинных документов.

Далее я расскажу вам, как сделать, настроить и вставить колонтитул в документ Ворда. Мы рассмотрим все возможные варианты, которые предоставляет нам программа. Если вам нужно сделать именно нумерацию, то инструкция будет в корне другая – читаем эту статью.

ПРИМЕЧАНИЕ! Если у вас в процессе чтения возникнут какие-то вопросы или будут дополнения, то обязательно пишите в комментариях. Надеюсь, статья вам поможет.

Перед работой с колонтитулами советую сохранить копию документа. Особенно если это диплом, договор, отчет или файл с уже настроенной нумерацией. Колонтитулы тесно связаны с разделами, полями и разрывами страниц, поэтому одно неосторожное действие может поменять оформление сразу во всем документе. Самый простой вариант – нажать CTRL + S, а если документ важный, сохранить отдельную копию через «Файл» – «Сохранить как».

Одинаковые на всех страницах

Нужный нам раздел находится на вкладке «Вставка».

Для начала давайте разберем «Верхние колонтитулы».

• «Пустой» и «Пустой (3 столбца)» – здесь вы можете ввести фразу или название, которое будет отображаться на всех страницах. В первом случае можно указать надпись только в левом верхнем углу листа. На самом деле сюда можно вставить все что угодно: от рисунка и заголовка до даты публикации. Но об этом мы поговорим чуть позже.

• Ion – обычная нумерация страниц.

• ViewMaster – вставка заголовка документа в правом верхнем углу экрана.

• Whisp – по умолчанию сразу указывает автора документа. Ниже можно указать дату. Посередине будет отображаться заголовок.

Если пролистать список готовых вариантов разметки, то можно увидеть обычные вариации, которые мы уже рассмотрели с предустановленными более красивыми стилями. Рассматривать их подробно мы не будем, если хотите, можете с ними поиграться на досуге.

Здесь есть важный момент. Готовые варианты колонтитулов могут отличаться в разных версиях Word и в разных языковых пакетах Office. У кого-то список будет больше, у кого-то меньше, а названия шаблонов могут выглядеть немного иначе. Но общий принцип не меняется: выбираем верхний или нижний колонтитул, вставляем готовый шаблон и меняем текст внутри него на свой. Если шаблон не нравится, всегда можно выбрать пустой вариант и собрать все вручную.

Колонтитул можно открыть не только через вкладку «Вставка». Просто два раза щелкните левой кнопкой мыши по верхней или нижней части страницы. Word сразу перейдет в режим редактирования колонтитула. Чтобы выйти обратно к обычному тексту, два раза щелкните по основной области документа или нажмите кнопку «Закрыть окно колонтитулов» на верхней панели.

Давайте теперь рассмотрим нижние колонтитулы. Здесь же можно встретить те же самые варианты, которые есть в верхней разметке. Они работают абсолютно аналогичным образом, только отображаются в самом низу листа. Но есть и некоторые уникальные варианты.

• Вертикальный колонтитул – устанавливается справа. Имеет номер страницы и дату.

• Филигрань – добавляет вниз вот такой вот интересный узор. Узор можно поменять на другую картинку, или даже логотип.

А что, если нас не устраивают готовые варианты? В таком случае мы можем создать свой шаблон колонтитулов. Давайте посмотрим, как это можно сделать. Попробуем вставить вариант трех текстовых блоков. Без разницы, вверху или внизу. Как только вы это сделаете, вверху откроется вкладка «Конструктор» или «Колонтитулы», в которой мы можем изменять или добавлять новые элементы. Давайте рассмотрим их всех поподробнее.

Если вкладка с настройками не появилась, скорее всего, вы просто вышли из режима редактирования колонтитула. Дважды нажмите по верхней или нижней области листа еще раз. После этого сверху снова появятся команды для вставки даты, сведений о документе, рисунков, переходов между разделами и параметров первой страницы. В разных версиях Word название вкладки может слегка отличаться, но смысл остается тот же – она появляется только тогда, когда вы редактируете сам колонтитул.

Дата и время

Выделите первый блок с помощью левой кнопки мыши и нажмите по соответствующему значку в панели конструктора. Откроется меню даты и времени. Сначала установите русский язык. По умолчанию может стоять английский язык. У них формат даты не такой как у нас – сначала стоит месяц, а уже потом число или год. Это может запутать читателя, поэтому лучше установить наш формат. После этого выберите вариант, который вам нравится больше всего.

Обратите внимание на галочку «Обновлять автоматически». Если она включена, дата в колонтитуле будет меняться сама при открытии или обновлении документа. Это удобно для шаблонов, актов, служебных записок и документов, которые вы каждый раз создаете заново. Но для договоров, заявлений и отчетов это может быть вредно: сегодня поставили одну дату, через неделю открыли файл – дата стала другой. Поэтому заранее решите, нужна вам фиксированная дата или автоматически обновляемая.

Если документ уже подписан, согласован или отправлен кому-то, лучше не использовать автоматически обновляемую дату. Человек может открыть файл позже и увидеть уже другое число. В спорных документах это создает лишние вопросы. В таком случае проще вставить обычный текст с датой вручную.

Вставка рисунка и других фигур

Давайте теперь посмотрим, как же можно вставить целую картинку. Для начала выделяем второй блок с текстом и жмем по кнопке «Рисунки».

В данном случае фотография, логотип или картинка должны быть на вашем компьютере – просто выбираем файл и жмем «Вставить».

Не пугайтесь, если картинка получится слишком большой, ее можно изменить – для этого потяните за края картинки в местах, где нарисованы кружочки. Вы также можете повернуть изображение или поменять параметры разметки. Например, логотип можно установить сзади всего отображаемого текста. В таком случае картинка не будет занимать так много места, и отступ сверху будет меньше. Но будьте аккуратны, так как если изображение будет слишком большое, то оно будет налезать на основной текст.

Если логотип стоит неровно, попробуйте выделить картинку и открыть «Параметры разметки». Для колонтитулов часто удобнее варианты «Перед текстом» или «За текстом», потому что изображение можно свободнее двигать по верхней или нижней области страницы. Но не злоупотребляйте этим: если логотип залезает на текст документа, при печати все будет выглядеть еще хуже. Про обычную вставку изображений в документ Word можно дополнительно почитать здесь – как вставить картинку в Word.

Если картинка упорно не двигается, причина почти всегда в режиме обтекания. По умолчанию Word может вставить изображение «в тексте», и тогда оно ведет себя почти как обычная буква. Чтобы свободно перемещать логотип, поменяйте обтекание через значок рядом с картинкой или через вкладку «Формат рисунка». Подробнее этот момент разобран отдельно – как сделать обтекание текстом в Word.

Есть возможность вставки картинки из интернета. Но сама реализация не всегда удобная. У вас есть несколько вариантов. Первый – это вставка с вашего облачного хранилища OneDrive. Второй – использование поиска изображений через встроенный поиск Microsoft. В некоторых версиях Word также могут быть доступны стоковые изображения и онлайн-источники. Почему-то прямую ссылку на картинку использовать удобно получается не всегда. Поэтому я по старинке советую сначала скачать картинку через браузер, проверить ее размер и качество, а уже потом вставить локально через «Рисунки».

Не берите для колонтитула случайный логотип или картинку из поиска, если документ пойдет в работу, клиенту или на печать. У изображения могут быть авторские права, плохое качество или прозрачный фон с артефактами. Для фирменных документов лучше использовать официальный логотип в PNG или SVG, если он есть у организации. Если логотип мутный уже на экране, на бумаге он почти точно будет смотреться еще хуже.

Если у вас нет готовой картинки, то вы можете ее нарисовать с помощью фигур. Фигуры можно использовать на вкладке «Вставка».

Фигуры в колонтитуле можно использовать для линий, небольших разделителей, рамок и простых декоративных элементов. Например, сверху можно поставить тонкую горизонтальную линию, а снизу добавить небольшой блок с адресом организации. Только не перегружайте страницу: колонтитул должен помогать читать документ, а не забирать на себя все внимание. Если линия или фигура мешает основному тексту, лучше уменьшить ее или поднять выше.

Сведения о документе

В верхнем или нижнем колонтитуле можно указать имя автора, название документа, организацию, адрес, телефон, факс, электронную почту, а также другую дополнительную информацию.

Эти сведения могут подтягиваться из свойств файла. Например, если в свойствах документа указан автор, Word может автоматически вставить его в колонтитул. Это удобно, когда вы делаете шаблон для повторного использования: поменяли свойства документа – и часть данных обновилась. Но есть и минус: если файл был создан на чужом компьютере, автором может остаться другой человек. Поэтому перед отправкой важных документов лучше проверить свойства файла и вручную исправить автора, если он указан неправильно.

Для обычной работы я чаще советую писать важные данные в колонтитуле обычным текстом. Так меньше сюрпризов. Например, если вы вставляете телефон, почту или название организации, введите их руками и сохраните документ. А вот автоматические поля лучше использовать там, где вы понимаете, что именно должно обновляться: дата, имя файла, путь к файлу, количество страниц или другие служебные значения.

Если нужно поменять автора документа в Word, у нас есть отдельная инструкция – как изменить автора документа Word. Это полезно, когда файл создавался на чужом компьютере, пересылался между людьми или был сделан из старого шаблона. Для колонтитулов это тоже важно, потому что готовые блоки могут брать данные именно из свойств документа.

Особый колонтитул для первой страницы

В параметрах есть галочка, которая позволяет назначить особенный колонтитул для первого листа в документе. Давайте попробуем это сделать. Выделите эту галочку. После этого выберите тип колонтитула (верхний или нижний). Я лично выбрал мой любимый вариант с тремя блоками. Далее, например, вставляем логотип организации, дату и электронную почту. Если вы пролистаете и посмотрите на другие страницы, то колонтитулы там будут другие.

На практике это часто нужно для титульного листа. Например, на первой странице диплома, отчета или договора колонтитул вообще не нужен, а на остальных страницах должны быть номера, название документа или данные организации. В этом случае ставим галочку «Особый колонтитул для первой страницы» и очищаем колонтитул только на первом листе. Остальные страницы при этом сохраняют свое оформление. Если ваша задача только скрыть номер на первой странице, то вам может пригодиться отдельная инструкция – как сделать нумерацию страниц в Word со второй страницы.

Если после включения «Особого колонтитула для первой страницы» у вас пропал текст только сверху или только снизу, это нормально. Верхний и нижний колонтитулы редактируются отдельно. Проверьте оба места: верх страницы и низ страницы. Иногда пользователь меняет верхний колонтитул, а номер страницы у него стоит в нижнем, поэтому кажется, что настройка «не сработала».

Четные и нечетные страницы

Галочка ниже уже позволяет сделать колонтитулы разные для четных и нечетных страниц. Сама инструкция будет такая же:

1. Ставим галочку.
2. На четных и нечетных страницах появляются разные пустые шаблоны.
3. Сначала выделяем любой колонтитул на нечетной странице.
4. Выбираем стиль разметки – где она будет отображаться, вверху, внизу и т.д.
5. После этого вводим нужную вам информацию: адрес, почту, автора, дату и т.д.
6. Теперь то же самое проделываем с любой четной страницей.

Разные четные и нечетные колонтитулы чаще всего нужны для печати книги, методички или большого отчета с двусторонней печатью. Например, на левой странице номер ставится слева, а на правой – справа. Так документ выглядит аккуратнее после печати и подшивки. Если вы делаете обычный файл для отправки по почте, эта настройка чаще всего не нужна. Но если документ будет распечатан с двух сторон, лучше сразу проверить, как он выглядит в режиме предварительного просмотра.

Для удобной настройки полей, отступов и положения элементов можно включить линейку. Она помогает глазами понять, где начинается текст, где заканчивается поле и не залезает ли колонтитул на основную область документа. Если линейка скрыта, посмотрите инструкцию как включить линейку в Word.

Как сделать разные колонтитулы для разных страниц?

Спешу огорчить многих, одной простой галочки «сделать разные колонтитулы на каждой странице» в Word действительно нет. Все дело в том, что программа работает не с каждой страницей отдельно, а с разделами документа. По сути, что такое колонтитул – это повторяющаяся информация, которую нужно продублировать на определенных листах документа. Но есть рабочий способ: вы можете разбить документ на отдельные разделы, а уже в этих разделах устанавливать разные колонтитулы.

По поводу разбития документа на разделы – я писал в статье по нумерации, поэтому идем сюда. Как только вы поймете, как это делать, вы просто разбиваете документ на разделы. А после этого каждому разделу назначаете свои колонтитулы. Это также касается колонтитулов только на нужных страницах – в данном случае вам нужно будет запариться и выполнить разделение документа так, чтобы разметка была только на определенных разделах.

Здесь самое важное – не забыть отключить связь с предыдущим разделом. Когда вы создаете новый раздел, Word часто оставляет кнопку «Как в предыдущем» или «Связать с предыдущим». Если связь включена, вы меняете колонтитул во втором разделе, а он меняется и в первом. Поэтому порядок такой: вставили разрыв раздела, открыли колонтитул в новом разделе, нажали «Связать с предыдущим», чтобы отключить эту связь, и только потом меняем текст, номер или логотип. Если нужно подробнее разобраться именно с разрывами, читайте отдельную статью – как сделать разрыв разделов в Word.

Разрыв страницы и разрыв раздела – это не одно и то же. Разрыв страницы просто переносит текст на следующий лист. Разрыв раздела создает новую часть документа со своими настройками: колонтитулами, нумерацией, полями, ориентацией страницы и другими параметрами. Для разных колонтитулов нужен именно разрыв раздела, а не обычный перенос страницы.

Да, к сожалению, без разделов нормально сделать нельзя. Второй вариант – вы можете сохранить документ в разных файлах и назначить каждому свою разметку и стили. Но это уже крайний способ, потому что потом сложнее собирать документ, проверять нумерацию и отправлять единый файл. Если у вас есть какое-то другое решение, о котором я не написал, то обязательно поделитесь им в комментариях, и я его опубликую.

Как убрать или полностью удалить колонтитул

Если колонтитул больше не нужен, его можно удалить. Откройте вкладку «Вставка», нажмите «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул» и выберите команду удаления. В некоторых версиях Word она так и называется – «Удалить верхний колонтитул» или «Удалить нижний колонтитул». После этого Word уберет содержимое из выбранной области.

Есть и ручной способ. Дважды щелкните по колонтитулу, выделите весь текст или картинку внутри него и нажмите Delete или Backspace. Такой вариант удобен, если нужно удалить не весь колонтитул, а только один элемент: например, оставить номер страницы, но убрать логотип. После удаления не забудьте выйти из режима редактирования колонтитулов двойным щелчком по основному тексту.

Если документ разделен на несколько разделов, удаление колонтитула в одном месте может не удалить его во всем документе. Нужно проверить каждый раздел отдельно. Особенно это заметно в больших файлах, где есть титульный лист, содержание, основная часть и приложения. Если где-то включена отдельная первая страница или разные четные и нечетные страницы, верхний и нижний колонтитулы тоже придется проверять отдельно.

Что делать, если колонтитул мешает тексту

Иногда после вставки логотипа, номера страницы или длинной строки текст документа начинает съезжать. Это нормально: Word оставляет место под верхний и нижний колонтитулы. Если колонтитул слишком большой, он будет отнимать место у основного текста. В таком случае уменьшите картинку, сократите текст или настройте расстояние от края страницы.

Попробуйте открыть «Макет» – «Поля» – «Настраиваемые поля». Там можно изменить верхнее и нижнее поле, а также параметры расположения колонтитула. Если документ готовится по требованиям учебного заведения или организации, сначала посмотрите эти требования. В некоторых случаях расстояния от края листа строго заданы, и лучше менять размер колонтитула, а не поля страницы. По теме общей разметки можете посмотреть инструкцию про разметку страницы в Word.

Еще одна частая проблема – слишком длинный текст в колонтитуле. Например, пользователь пытается вставить полное название организации, адрес, телефон, почту и номер документа в одну строку. В итоге все съезжает, уменьшается или залезает на соседние элементы. Лучше разбить информацию на две строки, использовать меньший размер шрифта или оставить в колонтитуле только самое важное. Колонтитул должен быть служебным блоком, а не отдельной страницей текста.

FAQ – частые вопросы

Как быстро открыть колонтитул в Word?
Самый быстрый способ – дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по верхней или нижней части страницы. Верхняя часть открывает верхний колонтитул, нижняя – нижний. После этого можно вводить текст, вставлять дату, номер страницы, картинку или другие элементы. Чтобы выйти обратно, дважды нажмите по основному тексту документа.

 

Почему колонтитул повторяется на всех страницах?
Так он и должен работать. Колонтитул создан для повторяющейся информации: номера страницы, автора, названия документа, даты, логотипа или контактов. Если вам нужен другой колонтитул на отдельной странице, используйте особую первую страницу, четные и нечетные страницы или разрывы разделов. Просто щелкнуть на одной странице и поменять только ее обычно не получится.

 

Как сделать колонтитул только на первой странице?
Откройте режим редактирования колонтитулов и включите параметр «Особый колонтитул для первой страницы». После этого заполните колонтитул на первом листе, а на остальных страницах оставьте его пустым или настройте отдельно. Если на других страницах что-то осталось, проверьте верхний и нижний колонтитулы отдельно. Также не забывайте, что в документе могут быть разные разделы.

 

Можно ли вставить логотип в колонтитул?
Да, можно. Откройте колонтитул, поставьте курсор в нужное место и выберите «Вставка» – «Рисунки». После вставки уменьшите логотип за угловые маркеры и настройте обтекание, если картинка стоит неудобно. Лучше использовать четкий файл с прозрачным фоном, чтобы логотип нормально смотрелся и на экране, и при печати.

 

Почему колонтитул изменился сразу в нескольких частях документа?
Скорее всего, включена связь с предыдущим разделом. Откройте колонтитул в нужном разделе и отключите кнопку «Связать с предыдущим». После этого изменения будут применяться только к текущему разделу. Но проверяйте верхний и нижний колонтитулы отдельно, потому что связь у них может работать независимо.

 

Как убрать номер страницы, но оставить другой текст в колонтитуле?
Дважды откройте колонтитул, выделите только номер страницы и нажмите Delete. Не используйте сразу команду полного удаления колонтитула, если хотите сохранить логотип, дату, автора или название документа. Если номер стоит в отдельном поле, выделите именно это поле целиком. После удаления проверьте несколько страниц, чтобы убедиться, что лишний номер пропал везде, где нужно.