Создание базы данных в Excel: создание и использование

Всем привет! Сегодня я покажу, как в Excel создать базу данных. По сути, все базы данных – это таблицы с информацией. Эксель же постоянно оперирует подобными данными, поэтому в теории наши таблички с натягом можно считать БД. Все же для работы с полноценными базами данных лучше подойдет специализированная программа Microsoft Access. Эксель же позволяет делать вид работы на БД, хотя на самом деле она работает с таблицами.

Создание таблицы

Еще раз повторюсь, что это не совсем создание базы данных в Excel, так как программа предназначена для другого. Мы по сути будем создавать таблицы с данными и управлять ими – фильтровать, сортировать, искать информацию и добавлять новые строки с данными. Это некий минимум работы в текущей «БД».

1. Просто создайте какую-то табличку с информацией с полями, строками и столбцами. Я для примера создал табличку несуществующих сотрудников для моей воображаемой компании.

ПРИМЕЧАНИЕ! Создавайте БД, где название столбцов расположены в самом верху. Также строки не должны иметь пустых полей – это важно для БД. Не смотрите, что я создаю таблицу с пустыми строками слева и справа, у вас такого не должно быть, если вы в будущем будете использовать эту табличку для СУБД.

Читаем – как создать таблицу в Эксель.

2. Полностью выделите таблицу и перейдите в раздел «Данные».

3. Кликаем правой кнопкой мыши и выбираем «Присвоить имя».

4. Вводим название нашей базы данных. Не используйте пробелы. Вместо них можно вводить знак нижнего подчеркивания (_). Жмем «ОК».

5. В целом база данных уже создана. Сохраните её в файл, зажав кнопки:

Ctrl + S

Ниже я уже покажу несколько простых примеров, как с этой базой можно работать. Вы же можете попрактиковаться вместе.

Сортировка

Начнем с базы, а именно с сортировки данных по выбранному столбцу. Это один из самых важных навыков.

Читаем – как отсортировать таблицу по алфавиту.

1. Выделите тот столбец, по которому будет идти сортировка.
2. В разделе «Данные» кликните по кнопке «Сортировка».

3. Ставим настройку, как на скриншоте ниже и жмем «Сортировка…».

4. Далее все очень просто. Просто указываем «Порядок» сортировки и жмем «ОК». Кстати, здесь можно изменить столбец и выбрать любой из нашей таблички.

5. Я решил отсортировать данные по столбцу «ФИО» в алфавитном порядке.

Фильтрация

Еще один очень удобный инструмент – фильтрация, который позволяет убрать или показать какие-то данные по выбранному условию.

1. Выделаем табличку.
2. Жмем «Фильтр».

3. Рядом с каждым столбцом появится стрелочка – кликаем по ней. Далее уже можно убирать или добавлять галочки по тому параметру, по которому вы хотите отфильтровать таблицу.

4. Вот таким нехитрым способом я оставил только всех мужчин.

5. Чтобы убрать режим «Фильтрации», просто еще раз нажмите по кнопке на панели инструментов. Или можете поставить галочки в выбранном столбце.

Поиск

Здесь поиск работает, как и в любой другой программе. Одновременно зажмите на клавиатуре сочетание горячих клавиш:

Ctrl + F

Вылезет окно поиска. Введите наименование того, что именно вы хотите найти. После этого жмем «Найти далее». Поиск будет перепрыгивать от каждого из найденных объектов.

В целом это все основные инструменты для работы с нашей виртуальной БД. Вы должны понимать, что это не совсем СУБД, как та же программа Access, а значит и функционал у неё будет меньше. С другой стороны таблицы Эксель можно легко загрузить в продвинутые СУБД, но это уже тема отдельных статей.

Видео