Для небольшого списка сотрудников, товаров или заказов в Excel удобно создать таблицу: одна строка — одна запись, один столбец — одно поле. В быту её часто называют «базой данных», но файл Excel не становится полноценной СУБД от присвоения имени диапазону. Для связей между таблицами, сложных ограничений и управляемой одновременной работы нескольких пользователей нужен отдельный выбор инструмента.
Создание таблицы
Подготовьте непрерывный диапазон с одной строкой понятных уникальных заголовков. Например: ID, ФИО, Отдел, Дата приёма. Не объединяйте ячейки внутри списка. Пустые значения допустимы, если поле действительно необязательное; пустые строки-разделители внутри данных мешают обработке. Внешние пустые поля листа сами по себе не запрещены.
- Заполните заголовки и хотя бы несколько примерных строк. Для дат используйте даты, для количества — числа, а не произвольный текст. Номер телефона с плюсом и ведущими нулями удобнее хранить как текст.
- Выделите диапазон вместе с заголовками. Выберите «Вставка» → «Таблица» или «Главная» → «Форматировать как таблицу».
- Проверьте адрес диапазона, отметьте «Таблица с заголовками» и подтвердите создание.
- Сохраните книгу сочетанием Ctrl + S. При необходимости задайте таблице понятное имя на вкладке её конструктора.
Присвоение имени обычному диапазону — другой инструмент: оно удобно для ссылок в формулах, но не создаёт автоматически таблицу с её возможностями. Поэтому для этой задачи выбирайте именно команду создания таблицы.
Сортировка
Начнем с базы, а именно с сортировки данных по выбранному столбцу. Это один из самых важных навыков.
Читаем – как отсортировать таблицу по алфавиту.
- Выберите ячейку внутри таблицы и задайте столбец сортировки. Сортировать нужно записи целиком, чтобы ФИО, отдел и остальные поля одной строки не разъехались. Если Excel предлагает расширить выделение диапазона, проверьте, что включены все связанные столбцы.
- В разделе «Данные» кликните по кнопке «Сортировка».
- Если появилось предупреждение о выделении, выберите расширение выделенного диапазона и продолжите сортировку. Для созданной таблицы обычно сразу открывается окно сортировки; промежуточное окно на иллюстрации не обязательно появится.
- Далее все очень просто. Просто указываем «Порядок» сортировки и жмем «ОК». Кстати, здесь можно изменить столбец и выбрать любой из нашей таблички.
- Я решил отсортировать данные по столбцу «ФИО» в алфавитном порядке.
Фильтрация
Фильтр временно скрывает строки, не подходящие под условие; он не удаляет их из книги. У созданной таблицы кнопки фильтра обычно уже находятся в заголовках. Для обычного диапазона их можно включить командой «Данные» → «Фильтр».
- Нажмите стрелку в заголовке столбца, по которому хотите отбирать записи.
- Только если стрелок нет и вы работаете с обычным диапазоном: выберите ячейку внутри него и включите «Данные» → «Фильтр». У готовой таблицы эта команда может, наоборот, убрать стрелки.
- В меню стрелки снимите «Выделить всё», отметьте нужные значения и подтвердите выбор. Можно также задать текстовое или числовое условие.
- Вот таким нехитрым способом я оставил только всех мужчин.
- Чтобы снова показать все строки, откройте меню фильтра и выберите очистку фильтра этого столбца. Проверьте остальные столбцы: их условия продолжают действовать. Перед поиском по всей таблице очистите все фильтры.
Поиск
Здесь поиск работает, как и в любой другой программе. Одновременно зажмите на клавиатуре сочетание горячих клавиш:
Ctrl + F
Вылезет окно поиска. Введите наименование того, что именно вы хотите найти. После этого жмем «Найти далее». Поиск будет перепрыгивать от каждого из найденных объектов.
Для добавления новой записи используйте следующую строку таблицы и проверьте, что её диапазон расширился. Чтобы снизить число опечаток, можно настроить проверку данных для нужных столбцов, например список отделов. Периодически сохраняйте отдельную резервную копию книги. Перенос в СУБД требует проверки типов полей, уникальности ID и правил импорта: одного имени диапазона для этого недостаточно.
Спасибо за очередной урок с понятным изложением! Все получается!
отличная статья
если говорить про базы данных, то это вообще не эксель, но работать можно.