Способы размещения диаграмм на слайде: тайны Wi-Fi-гида

Всех приветствую на портале WiFiGiD.RU. В сегодняшнем нашем уроке мы посмотрим, как можно легко и просто сделать любую диаграмму в презентации PowerPoint. Мы рассмотрим все основные варианты и способы размещения диаграмм на слайде. Также дополнительно мы коротко научимся изменять и перекрашивать сам объект, добавлять надписи и изменять их по собственному желанию. Урок будет достаточно интересным, поэтому не будем тянуть и начнем.

Инструкция подходит для обычной программы PowerPoint на Windows. В Microsoft 365, PowerPoint 2021, PowerPoint 2024 и близких версиях логика почти одинаковая: вкладки могут немного отличаться по названию, но кнопки «Вставка», «Диаграмма», «Изменить данные» и «Конструктор диаграммы» остаются на месте. В PowerPoint для браузера и мобильной версии некоторые функции могут быть урезаны, особенно вставка связанных объектов из Excel.

Способ 1: При создании слайда

Давайте попробуем вставить диаграмму в презентацию в PowerPoint самым простым способом. Напомню, что при создании любого слайда вы можете выбрать саму структуру листа. Структура определяет, как именно будут расположены там объекты, текст и заголовок.

Советую ознакомиться с уроком – как правильно делать презентацию.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Найдите раздел «Слайды» и нажмите по кнопке «Создать слайд». Далее вы должны увидеть примерные варианты структуры слайдов, которые вы можете создать. Я предлагаю для примера выбрать самый простой – «Заголовок и объект».

Если в вашей версии PowerPoint кнопки «Создать слайд» нет на вкладке «Вставка», откройте вкладку «Главная». В большинстве версий PowerPoint именно там находится группа «Слайды», где можно создать новый слайд и выбрать нужный макет. Нам нужен макет с областью для объекта, потому что в него можно вставить диаграмму, таблицу, рисунок, видео или другой элемент. Если выбрать пустой слайд, диаграмму тоже можно будет добавить, но уже через отдельную кнопку «Вставка» – «Диаграмма».

2. Теперь в нижнем блоке выберите кнопку «Добавления диаграммы».

3. Вообще слово «Диаграмма» в программах Microsoft Office имеет широкое понятие – изображение различного рода графиков: от линейных и точечных до гистограмм и круговых диаграмм. Откроется окошко вставки. Сначала слева выберите ту диаграмму, которая вам больше подходит для презентации той или иной информации. Тут нужно пораскинуть воображением и подумать, как будет смотреться тот или иной график. Далее справа мы уже выбираем вид, который будет отображаться конечному зрителю. Не переживайте, сам вид можно будет в любой момент поменять – об этом мы поговорим в последней главе.

СОВЕТ! Старайтесь выбирать максимально простые варианты в визуальном плане. Таким образом зрителю будет проще вас понять и усвоить информацию. Если вы показываете сравнение нескольких значений, чаще всего подходит обычная столбчатая диаграмма. Если нужно показать изменение во времени, лучше брать линейный график. Если хотите показать доли от общего значения, можно использовать круговую диаграмму, но только когда категорий немного.

4. Откроется небольшая табличка наподобие Excel с уже заполненными некоторыми данными для примера. Ваша задача – понять, как строится диаграмма, и каким образом используются данные. В примере ниже первый столбец – это тип объектов, которые мы хотим посчитать. Во втором столбце мы уже используем какое-то определенное количество этих объектов с относительной величиной.

Табличка с данными работает почти как обычный Excel, но внутри PowerPoint. Названия в первом столбце становятся подписями категорий, а числа рядом превращаются в высоту столбцов, размер секторов или точки на графике. Если вам нужно добавить еще одну категорию, просто допишите новую строку ниже. Если нужно добавить второй набор данных, например «План» и «Факт», добавьте еще один столбец с числами.

Не вставляйте в диаграмму слишком много строк и столбцов. На слайде зритель не будет изучать огромную таблицу по 50 строк, ему нужно быстро понять главный смысл. Если данных много, лучше сначала обработать их в Excel, оставить только ключевые значения, а в PowerPoint показать уже готовый итог. Про построение диаграмм в самом Excel можете дополнительно прочитать здесь – как в Excel построить диаграмму.

5. Если вы нечаянно закроете эту табличку, не переживайте, вы можете открыть ее вновь – для этого кликаем по диаграмме правой кнопкой мыши, выбираем «Изменить данные». Вы можете выбрать вариант редактирования здесь же в программе PowerPoint или открыть Excel.

Если вы выберете «Изменить данные», PowerPoint откроет небольшое окно с таблицей. Если выберете «Изменить данные в Excel», данные откроются уже в полноценном Excel. Второй вариант удобнее, если нужно быстро вставить много строк, использовать формулы, скопировать значения из другой таблицы или поправить формат чисел. Например, если у вас есть проценты, суммы в рублях или даты, в Excel их проще привести к нормальному виду.

Способ 2: Вставка в любой слайд

Создать диаграмму в PowerPoint можно без использования объектов на слайде. По сути вы можете вставить диаграмму почти в любой лист с любой структурой. Для этого в панели управления выбираем «Вставка». Далее находим раздел «Иллюстрации» и жмем по «Диаграмме». Дальнейшие инструкции будут такие же, как и в первом способе.

Этот способ удобен, когда слайд уже готов, но вы решили добавить туда график или небольшую диаграмму. Например, у вас есть заголовок, несколько тезисов и свободное место справа. В таком случае не нужно пересоздавать весь слайд с другим макетом – просто вставляем диаграмму через вкладку «Вставка» и мышкой переносим ее в нужное место.

После вставки диаграмму можно растягивать за углы, двигать по слайду и выравнивать относительно других объектов. Если рядом есть текст, не делайте диаграмму слишком мелкой. На экране докладчика она может выглядеть нормально, но на проекторе или в онлайн-трансляции мелкие подписи легко превращаются в кашу. Лучше оставить меньше данных, но сделать их крупнее и понятнее.

Если на слайде уже есть таблица, иногда не нужно делать отдельную диаграмму. Для маленького набора данных можно оставить таблицу, а для сравнения и динамики лучше использовать диаграмму. Если вы как раз работаете с таблицами на слайдах, пригодится отдельный урок – как сделать таблицу в PowerPoint.

Способ 3: Из файла Excel

Ну и самый продвинутый вариант вставки – это работа с программой Excel. Плюс этого способа в том, что вы можете одновременно работать сразу с двумя программами, а диаграмма напрямую будет связана с основным Excel файлом. То есть данные будут обновляться, как и сама схема, которую мы вставим в презентацию. Представим себе, что у нас есть какая-то таблица с диаграммой в Excel файле.

1. Заходим во «Вставку».

2. В разделе «Текст» найдите кнопку добавления «Объекта».

3. Выбираем «Создать из файла» и жмем «Обзор».

4. Выбираем Excel файл, в котором уже есть диаграмма.

5. Если вы хотите, чтобы данные менялись и брались именно из Excel таблицы, тогда в таком случае установите галочку «Связать» и нажмите «ОК».

Связанный Excel файл нельзя потом просто удалить, переименовать или перенести в другую папку. PowerPoint будет искать исходный файл по старому пути, и обновление данных может сломаться. Если вы отправляете презентацию другому человеку, вместе с ней нужно отправить и Excel файл, либо заранее разорвать связь и вставить диаграмму как обычный объект или картинку.

6. Вы можете столкнуться с проблемой, когда область диаграммы будет неправильной, а рисунок будет обрезанным. Чтобы это исправить, кликните правой кнопкой по объекту и выберите «Объект лист» – «Правка».

7. Далее измените область отображения.

Есть еще один удобный вариант из Excel, который часто работает лучше, чем вставка через «Объект». Откройте файл Excel, выделите саму диаграмму, нажмите CTRL + C, перейдите в PowerPoint и вставьте ее через CTRL + V. После вставки рядом появится кнопка параметров вставки. Там можно выбрать, как именно вставлять диаграмму: с темой презентации, с исходным оформлением, со связью с Excel или просто как рисунок.

Если вам нужно, чтобы данные обновлялись из Excel, выбирайте вариант со связью с данными. Если вам нужно, чтобы презентация была самостоятельной и не зависела от внешнего файла, выбирайте обычную вставку без связи. Если диаграмму больше не нужно редактировать, но важно, чтобы она точно не съехала при открытии на другом компьютере, можно вставить ее как рисунок.

Для отчетов, которые постоянно обновляются, удобнее связанная диаграмма. Для финальной презентации руководству, защиты проекта или отправки клиенту часто безопаснее вставка без связи или картинка. Так меньше риска, что при открытии файла PowerPoint начнет искать потерянный Excel документ, показывать предупреждения или обновлять данные не так, как вы ожидали.

Как выбрать правильный тип диаграммы

Перед тем как вставлять диаграмму, лучше сразу понять, что именно вы хотите показать. Не тип диаграммы ради красоты, а смысл. Если показать продажи по месяцам, хорошо подойдет линейный график или столбчатая диаграмма. Если сравнить несколько товаров между собой, берите столбцы или линейки. Если показать доли от общего пирога, можно взять круговую диаграмму, но только если категорий мало.

Короткая подсказка:

• Столбчатая диаграмма – для сравнения значений между собой.
• Линейный график – для динамики по времени.
• Круговая диаграмма – для долей от общего значения.
• Точечная диаграмма – для связи между двумя числовыми показателями.
• Гистограмма – для распределения значений по диапазонам.

Не используйте 3D-диаграммы просто ради красоты. Они часто искажают восприятие данных: один сектор кажется больше, другой меньше, хотя по числам разница совсем небольшая. Для учебной презентации это еще можно простить, но для отчета, аналитики или выступления перед руководством лучше брать простые плоские диаграммы.

Если у вас данные уже подготовлены в Excel, лучше сначала построить диаграмму там и проверить, читается ли она. Excel удобнее для расчетов, фильтров и больших таблиц. PowerPoint удобнее для показа результата на слайде. Если нужно отдельно разобраться с графиками, посмотрите урок как сделать график в Excel по таблице.

Изменение таблицы

В этой главе мы поговорим про то, как же работать с диаграммой, изменять данные и работать с форматированием. Чтобы установить заголовок, просто кликните по нему курсором и введите любое наименование с клавиатуры. Далее кликните правой кнопкой по самой диаграмме.

Вы можете «Изменить тип диаграммы…» и сделать из того же типа данных круговую диаграмму, график или даже гистограмму. В таком случае изменится только отображение.

Если диаграмма уже выделена, сверху в PowerPoint обычно появляются дополнительные вкладки для работы с диаграммой. В разных версиях они могут называться «Конструктор диаграммы», «Формат», «Работа с диаграммами» или примерно так же. Через них можно быстро поменять стиль, цветовую схему, источник данных, тип диаграммы и расположение элементов. Если эти вкладки не появились, сначала кликните по самой диаграмме левой кнопкой мыши.

Вы можете добавить подписи данных, чтобы каждый блок имел дополнительную информацию для наглядности.

Подписи данных полезны не всегда. Если на диаграмме 3-5 значений, подписи помогают быстро понять цифры. Если значений много, слайд может стать перегруженным, и зритель перестанет понимать картинку. В таких случаях лучше оставить подписи только для ключевых точек или вынести главные цифры рядом крупным текстом.

Хорошее правило: на одном слайде должна быть одна главная мысль. Не нужно пытаться показать всю таблицу сразу. Например, вместо 20 столбцов по всем месяцам и всем отделам покажите 5 самых важных значений или одну динамику, которая реально нужна для вывода.

Если вы хотите изменить цвет какого-то блока, наведите на него курсор, нажмите ПКМ и выберите команду «Формат точки данных». Проверьте, чтобы был выделен именно этот блок.

Далее у нас есть несколько вариантов изменения вида:

• Заливка – здесь мы можем изменить цвет заливки. Даже добавить картинку, узор или границу.

• Тень – как видно из названия, можно придать объем фигуре и добавить тени данному блоку. Здесь же на второй вкладке можно дополнительно добавить свечение или сглаживание. Попробуйте поиграть этими параметрами.

• На третьей вкладке можно изменить угол поворота, а также отдалить сам блок от основной диаграммы.

ПРИМЕЧАНИЕ! В примере выше мы рассматривали именно круговую диаграмму. У других фигур режимы форматирования могут немного отличаться.

Если у вас на графике есть различные подписи, то их также можно отформатировать и подстроить под себя – для этого выбираем пункт «Формат подписей». Аналогично можно изменять нижние подписи и название, для этого просто выбираем этот объект и пробуем его изменить. Делается все по той же самой аналогии.

Если на диаграмме есть оси, не забывайте подписывать их понятными словами. Плохой вариант – оставить просто числа без объяснения. Хороший вариант – подписать, что по горизонтали идут месяцы, а по вертикали продажи, заявки, проценты или другая величина. Если тема с осями вам пока непонятна, можете посмотреть отдельный материал как подписать оси в графике Excel – сама логика очень похожа.

Как сделать диаграмму понятнее

После вставки диаграммы не спешите сразу закрывать PowerPoint. Посмотрите на слайд глазами зрителя, который видит ваши данные первый раз. Понятно ли, что сравнивается? Есть ли заголовок? Видно ли подписи? Не слишком ли мелкие цифры? Не сливаются ли цвета между собой?

Вот что я обычно советую проверить:

• у диаграммы есть короткий и понятный заголовок;
• на слайде нет лишних декоративных элементов;
• подписи читаются без увеличения;
• цвета не спорят с фоном презентации;
• данные не перегружены лишними категориями;
• единицы измерения понятны без дополнительных объяснений.

Если вы готовите презентацию для печати или отправки, обязательно сохраните итоговую версию в нужном формате. Обычный формат PPTX подходит для редактирования, а PDF часто удобнее для отправки, чтобы ничего не съехало на чужом компьютере. Про это подробнее написано здесь – как сохранить презентацию в PowerPoint.

Иногда диаграмму лучше заменить обычной картинкой. Например, если вы уже сделали красивый график в Excel, BI-системе или другом сервисе, и менять данные в PowerPoint не планируете. Тогда можно вставить изображение, и оно не будет зависеть от таблиц, связей и внешних файлов. Если нужно вспомнить способы вставки изображений, смотрите отдельный урок как вставить картинку в презентацию.

FAQ – частые вопросы

Можно ли сделать диаграмму в PowerPoint без Excel?

Да, можно. Когда вы вставляете диаграмму через PowerPoint, программа сама открывает маленькую таблицу для ввода данных. Полноценный Excel для простых диаграмм не обязателен, но если данных много или нужны формулы, удобнее работать именно в Excel.

 

Почему при изменении Excel файла диаграмма в PowerPoint не обновляется?

Скорее всего, диаграмма была вставлена без связи с исходным файлом. Еще вариант – Excel файл переименовали, перенесли в другую папку или отправили презентацию без него. Для автоматического обновления нужно вставлять диаграмму со связью и не ломать путь к исходному файлу.

 

Что лучше – связанная диаграмма или обычная вставка?

Если данные постоянно меняются, лучше связанная диаграмма. Если презентацию нужно отправить другому человеку или показать на чужом компьютере, безопаснее обычная вставка без связи или вставка в виде картинки. Так меньше шанс, что PowerPoint потеряет Excel файл.

 

Как изменить данные в уже готовой диаграмме?

Кликните по диаграмме правой кнопкой мыши и выберите «Изменить данные». После этого откроется таблица, где можно исправить числа, названия категорий и ряды данных. Если данных много, выбирайте вариант открытия в Excel.

 

Почему диаграмма выглядит мелко и нечитаемо?

Чаще всего на слайд добавили слишком много данных. Уберите лишние категории, увеличьте область диаграммы, сделайте подписи крупнее и оставьте только главную мысль. Для презентации важнее читаемость, а не попытка показать всю исходную таблицу целиком.

 

Можно ли поменять тип диаграммы после вставки?

Да, можно. Кликните по диаграмме правой кнопкой мыши и выберите «Изменить тип диаграммы». Например, столбчатую диаграмму можно заменить на линейный график или круговую, если эти данные подходят для такого отображения.

 

Почему не стоит использовать 3D-диаграммы?

3D-эффекты выглядят красиво только на первый взгляд. На практике они могут искажать размеры секторов и столбцов, поэтому зрителю сложнее сравнивать значения. Для понятной презентации лучше брать простые плоские диаграммы.

 

Можно ли вставить диаграмму в PowerPoint Online?

Можно, но не все функции настольной версии доступны в браузере. Простые действия обычно работают нормально, а вот сложные связанные объекты из Excel, продвинутое форматирование и некоторые параметры вставки могут быть недоступны. Если нужна полноценная работа с диаграммами, лучше использовать обычную программу PowerPoint на компьютере.

На этом наш урок подошел к концу. Он был не такой большой, но достаточно информативный. Я надеюсь, вы смогли усвоить его полностью. Если же у вас остались какие-то вопросы или есть дополнения – пишите в комментариях.