Как вставить таблицу из Excel в Word: пошаговая инструкция

Всем привет! В нашем сегодняшнем уроке я расскажу вам, как перенести таблицу из Excel в Word. Есть 5 способов, как можно это сделать. Нужно понимать, что при этом каждый способ переносит совершенно разный тип объекта. Поэтому я настоятельно рекомендую ознакомиться с каждым предложенным вариантом в этой статье. Если что-то будет не получаться или возникнут вопросы – обращайтесь в комментариях.

ПРИМЕЧАНИЕ! Ниже я показываю способы для обычной настольной версии Word и Excel. В веб-версии Word, которая открывается через браузер, часть функций может отсутствовать – особенно «Объект», «Специальная вставка» и полноценная работа со связанными Excel-таблицами. Если вы не видите нужную кнопку, откройте документ именно в установленной программе Word на компьютере. Для простого копирования таблицы это не так важно, а вот для связей и объектов – очень важно.

Способ 1: Обычная вставка

Давайте посмотрим самый простой вариант перебросить таблицу из Excel в Word.

1. Выделите нужную таблицу в файле. Это можно сделать двумя способами. Первый – выделить с помощью левой кнопки мыши. Второй способ подходит для больших таблиц. Чтобы не мучиться, нажмите на самую первую ячейку первой строки. Далее пролистываем в самый конец таблицы. Зажимаем кнопку Shift и, не отпуская ее, кликаем левой кнопкой мыши по последней ячейке последней строки.
2. Как только таблица будет выделена, жмем правой кнопкой мыши по ней, и из списка команд выбираем «Копировать». Я все же советую использовать горячие клавиши Ctrl + C – так быстрее и проще.

3. Теперь откройте или создайте Word-файл. Кликните левой кнопкой мыши по нужному месту, чтобы начал мигать текстовый курсор. Далее у нас есть три варианта вставки. Давайте рассмотрим их все.
4. Первый – это жмем правой кнопкой, наводим на «Параметры вставки». Как видите, у нас тут есть несколько вариантов – сейчас мы рассмотрим их поподробнее, но сначала посмотрим на другие способы.

5. Второй – это перейти на вкладку «Главная» и нажать по кнопке «Вставить».

6. Третий – использовать горячие клавиши Ctrl + V. Напомню, что сначала зажимается вспомогательная кнопка Ctrl, а потом, не отпуская, жмется вторая клавиша.

А теперь рассмотрим очень важную вещь – тип вставки. Давайте рассмотрим все предложенные варианты:

1. Перенести табличку со всеми раскрашиваниями и стилями, которые есть в Excel.

2. Перенос данных без сохранения стилей.

3. Перенести табличку со стилями. Данные при этом напрямую связаны с Excel-таблицей, и если их изменить там, то в Word они также поменяются после обновления связи.

ПРИМЕЧАНИЕ! Изменение в связанных таблицах будет происходить не всегда мгновенно. Чтобы обновить данные, нужно кликнуть по табличке правой кнопкой и из списка выбрать команду «Обновить связь». Еще можно выделить весь документ сочетанием Ctrl + A и нажать F9 – так Word попробует обновить все поля и связи в документе. Если исходный Excel-файл переименовали, переместили в другую папку или удалили, связь может сломаться.

4. То же самое, что и прошлый вариант, только стили не сохраняются.

5. Идет вставка в виде рисунка. Будьте очень внимательны, так как в таком случае вы не можете изменить какие-то данные или поменять стили как в обычной таблице.

6. Убирает вообще любую стилистику, в том числе табличку, и оставляет исключительно только символы, цифры и текст.

Если после вставки данные не влезают, то вы можете поменять ширину столбцов или изменить ориентацию страницы и сделать ее альбомной – об этом подробно написано в этой инструкции.

Какой вариант вставки выбрать? Если вам нужно просто вставить готовую таблицу в отчет, выбирайте обычную вставку с сохранением исходного форматирования или с использованием стилей Word. Если таблица должна сама обновляться после правок в Excel, выбирайте вариант со связью. Если документ нужно отправить человеку, который ничего не должен менять, вставка рисунком иногда удобнее – таблица не «поедет» и не сломает оформление. Но для редактирования такой вариант плохой, потому что это уже картинка, а не настоящие ячейки.

Есть еще практичный момент. После обычной вставки таблица становится именно таблицей Word, а не полноценным Excel-листом. Формулы Excel в ней обычно превращаются в готовые значения, поэтому пересчета как в Excel уже не будет. Например, если в Excel у вас была формула суммы, в Word вы увидите только итоговое число. Если вам потом нужно менять строки, столбцы, границы или выравнивание, это уже делается инструментами Word. По работе с обычными таблицами у нас есть отдельная инструкция – как скопировать таблицу в Word.

Способ 2: Специальная вставка

Давайте посмотрим, как еще можно вставить таблицу из Excel в Word-документ. В программе есть более продвинутая специальная вставка. Она позволяет создавать отдельный Excel-объект, который можно редактировать и работать как с продвинутыми таблицами. Пока ничего не понятно? Давайте рассмотрим конкретный пример.

1. Выделяем табличку, как мы делали это в первом способе.
2. Далее скопируйте ее любым вариантом. Кстати, можно использовать отдельную кнопку, которая находится на вкладке «Главная».

3. Теперь в Word на главной жмем по стрелочке рядом с кнопкой вставки и выбираем «Специальную вставку». Опять же, можно использовать уже другие волшебные кнопки:

Alt + Ctrl + V

4. В поле выберите «Лист Microsoft Excel». Далее у нас есть два варианта:

Вставка – создает отдельный Excel-объект. Если кликнуть двойным щелчком левой кнопкой мыши, то в Word откроется целая Excel-панель со всеми нужными инструментами. Здесь можно писать формулы, изменять данные и многое другое.

Связать – если в первом случае создается отдельный объект с копированными данными, то тут идет связь с исходной Excel-таблицей. Если вы измените данные в исходном Excel-файле, то после обновления связи они изменятся и в Word. Основная логика здесь такая: Excel остается главным источником данных, а Word показывает эти данные у себя в документе. Если вы откроете объект из Word и начнете его править, внимательно смотрите, какой файл открылся – встроенная копия или исходная книга Excel.

ВНИМАНИЕ! Связанные таблицы удобны для отчетов, прайсов и документов, где цифры регулярно меняются. Но есть и минус: если вы отправите Word-файл другому человеку без исходного Excel-файла, связь у него может не обновиться. Поэтому для отправки по почте часто безопаснее использовать обычную вставку или вставку рисунком. А вот для своей рабочей папки, где Word и Excel лежат рядом, связанная таблица – хороший вариант.

Если после специальной вставки таблица выглядит слишком большой, не спешите удалять ее и вставлять заново. Попробуйте потянуть угловой маркер объекта и уменьшить размер. Но учитывайте, что при сильном уменьшении текст может стать мелким и плохо читаемым. Для обычных таблиц Word лучше использовать настройки ширины столбцов, автоподбор и свойства таблицы. Подробно про уменьшение размера я уже разбирал здесь – как уменьшить таблицу в Word.

Способ 3: Из файла

1. Переходим во вкладку «Вставка».

2. В разделе «Текст» найдите «Объект».

3. На второй вкладке жмем по кнопке обзора.

4. Выбираем нашу табличку и вставляем.

5. Прежде чем нажать на «ОК», давайте еще рассмотрим две настройки.

Связь с файлом – как вы уже поняли, тут идет дублирование конкретной таблицы со ссылочной связью. Работает как в прошлых вариантах.

В виде значка – создает некий ярлык, при нажатии на который открывается конкретный файл.

ВНИМАНИЕ! Если при вставке вылезет ошибка, то закройте саму Excel-таблицу, а потом попробуйте создать объект повторно. Также проверьте, что файл не открыт в режиме защищенного просмотра, не лежит в архиве и не заблокирован системой после скачивания из интернета.

Этот способ удобен не тогда, когда нужно перенести маленький кусок таблицы, а когда нужно прикрепить или встроить целый Excel-файл. Например, вы пишете отчет в Word, а рядом хотите оставить исходную книгу с расчетами. В таком случае вставка «в виде значка» может быть удобнее, чем огромная таблица на половину страницы. Но не забывайте, что у получателя документа тоже должен быть доступ к файлу и программа, которая умеет открывать Excel. Если документ уйдет на печать или в PDF, значок сам по себе не покажет содержимое таблицы – он просто будет выглядеть как прикрепленный объект.

Способ 4: Пустая табличка (Объект)

Если вам нужно создать пустую табличку в Word и использовать ее как объект Excel, то делаем следующее.

1. Откройте вкладку «Вставка».

2. Нажмите «Объект».

3. Теперь на вкладке «Создание» найдите «Лист Microsoft Excel». В разных версиях Word название может отличаться, поэтому ориентируйтесь на логику и наименование. Жмем «ОК».

4. Создастся отдельный объект, который можно редактировать и работать в нем как в Excel, но находиться он будет непосредственно в Word.

Такой вариант хорошо подходит, если таблицы еще нет, но вам заранее нужна именно Excel-логика: формулы, ячейки, лист и привычная сетка. Например, вы делаете небольшой расчет прямо в документе Word и не хотите создавать отдельный файл Excel. Но для больших таблиц я бы этот способ не выбирал: документ может стать тяжелее, а редактировать большой встроенный объект не всегда удобно. Если таблица обычная, без формул и сложных расчетов, проще создать стандартную таблицу Word и уже в ней менять строки, столбцы и границы. Если после вставки нужно аккуратно выровнять ячейки и текст, смотрите отдельный урок – как выровнять таблицу в Word.

Способ 5: Создание таблицы объекта через обычную вставку

У 4-го способа есть более простой вариант создания – во вкладке «Вставка» найдите «Таблицу», нажмите по стрелочке вниз и выберите «Таблица Excel». Создастся абсолютно тот же динамический объект, как и в способе 4.

Напомню, чтобы перейти к редактированию, нужно нажать по таблице двойным щелчком левой кнопкой мыши. Или жмем на правую кнопочку, выбираем «Объект Лист» – «Правка».

Этот способ я бы использовал, когда нужно быстро вставить небольшую Excel-таблицу прямо в Word без заранее подготовленного файла. Например, вы пишете пояснительную записку и хотите внутри нее сделать маленький расчет на 5-10 строк. Если таблица потом будет часто расширяться, лучше сразу делать ее в отдельном Excel-файле и вставлять уже готовый диапазон. Так проще хранить исходные данные, менять формулы и не перегружать Word-документ. Если же вам нужно просто добавить обычную строку в таблицу Word, то проще сделать это штатными инструментами Word – как добавить строку в таблицу Word.

Что делать, если таблица вставилась криво?

Иногда сама вставка проходит нормально, но результат выглядит не так, как хотелось бы. Например, таблица уехала за правый край страницы, шрифт стал слишком мелким, пропали границы или часть данных превратилась в обычный текст. В такой ситуации не нужно сразу удалять все и начинать заново. Сначала нажмите на маленькую кнопку «Параметры вставки» рядом с таблицей и попробуйте другой режим вставки. Часто проблема решается переключением с «Сохранить исходное форматирование» на «Использовать стили конечного фрагмента» или наоборот.

Быстрая проверка: если вам нужно, чтобы таблица выглядела красиво в Word, вставляйте ее как обычную таблицу. Если нужно, чтобы данные обновлялись из Excel, используйте связь. Если нужно, чтобы ничего не сломалось при отправке, вставляйте как рисунок. Если нужны формулы и редактирование как в Excel, используйте объект Excel.

Если таблица стала обычным текстом без рамок, возможно, был выбран вариант «Сохранить только текст». В этом режиме Word убирает структуру таблицы и оставляет только содержимое ячеек. Это полезно, когда нужно вытащить только слова и числа, но бесполезно, если нужна нормальная таблица. Обратная задача тоже встречается: иногда нужно специально убрать таблицу и оставить только текст. Для этого есть отдельная инструкция – как преобразовать таблицу в текст в Word.

Если пропали линии, проверьте границы. Выделите таблицу, откройте «Конструктор таблиц» или «Главная» – «Границы» и выберите нужный вариант. Иногда границы не исчезли, а просто стали невидимыми или слишком светлыми. Если вы готовите документ для печати, лучше заранее открыть предпросмотр печати и проверить, видны ли линии там. Бывает, что на экране сетка видна, а на печать она не идет, потому что это не настоящие границы, а только отображение сетки таблицы.

FAQ

Как перенести таблицу из Excel в Word, чтобы она потом обновлялась сама?

Для этого используйте вставку со связью. Скопируйте диапазон в Excel, в Word откройте «Главная» – стрелочка под «Вставить» – «Специальная вставка», выберите «Связать» и вариант «Лист Microsoft Excel». После изменения исходного Excel-файла данные в Word можно обновить через правую кнопку мыши – «Обновить связь». Главное – не переименовывайте и не переносите Excel-файл, иначе Word может потерять путь к источнику.

 

Почему после вставки таблица не помещается на страницу?

Чаще всего таблица из Excel шире, чем рабочая область страницы Word. Попробуйте уменьшить ширину столбцов, сделать страницу альбомной или выбрать «Автоподбор по ширине окна». Еще можно уменьшить поля страницы, но не стоит делать их слишком маленькими, если документ потом будут печатать. Для больших таблиц иногда лучше вставлять только нужные столбцы, а не весь лист целиком.

 

Можно ли редактировать Excel-таблицу прямо в Word?

Да, но только если вы вставили ее как объект Excel. Для редактирования обычно нужно два раза нажать по объекту левой кнопкой мыши. После этого внутри Word появятся инструменты Excel, и можно будет менять значения, формулы и форматирование. Если вы вставили таблицу как рисунок, редактировать ячейки уже не получится – придется менять исходник и вставлять заново.

 

Что лучше выбрать – обычную вставку или специальную вставку?

Если задача простая и вам нужна таблица в тексте, выбирайте обычную вставку. Если нужно сохранить связь с Excel или встроить полноценный Excel-объект, выбирайте специальную вставку. Обычная вставка проще, легче и понятнее для большинства пользователей. Специальная вставка мощнее, но с ней больше нюансов: связи, исходные файлы, обновление и совместимость.

 

Почему у другого человека таблица не обновляется?

Скорее всего, вы отправили только Word-документ, а исходный Excel-файл остался у вас на компьютере. Связанная таблица хранит путь к источнику, поэтому без этого источника обновляться ей неоткуда. Для передачи другому человеку лучше отправлять оба файла вместе и не менять их расположение относительно друг друга. Если обновление не нужно, вставьте таблицу обычным способом или как рисунок.

 

Что делать, если в Word нет кнопки «Объект»?

Сначала проверьте, что вы открыли документ не в браузере, а в настольной программе Word. В веб-версии некоторые функции вставки объектов могут быть недоступны. Если Word установлен на компьютере, откройте вкладку «Вставка» и ищите группу «Текст» – там обычно находится «Объект». В некоторых версиях кнопка может быть спрятана в маленьком выпадающем меню из-за узкого окна программы.

На этом все, дорогие друзья. Если у вас остались какие-то вопросы по этой теме, то смело задавайте их в комментариях ниже. Жду вас в следующем уроке.