Сумма прописью в Excel: трансформируем числа легко

Друзья, в этой статье WiFiGid покажет вам, как оседлать Excel с еще одной интересной стороны – мы попробуем сделать любое число прописью. Как правило, это нужно в разных финансовых документах, которые зачастую и формируются через Excel, где прописью нужно прописать конечную сумму. Например, в счете, акте, заявлении, договоре, накладной или внутреннем расчете может понадобиться не просто «1745,28», а «Одна тысяча семьсот сорок пять рублей 28 копеек». Если у вас много документов с разными числами, а также есть проблемы со склонением чисел русского языка – без автоматизации тут не обойтись. Этим и предлагаю заняться.

Все описанное работает в настольных версиях Microsoft Excel для Windows, где поддерживаются обычные надстройки и макросы. В Excel Online такая надстройка может не заработать, потому что браузерная версия работает иначе и не запускает старые VBA-надстройки как полноценный Excel на компьютере.

Перед началом важный момент про безопасность. Надстройка для Excel – это не просто табличка, а файл с кодом. Поэтому скачивать такие файлы нужно только из источника, которому вы доверяете. Если Excel после открытия пишет, что макросы заблокированы или файл получен из интернета, не надо сразу жать все подряд. Сначала убедитесь, что вы скачали именно тот файл, который хотели, а не случайный архив с неизвестного сайта.

Если вы вообще плохо знакомы с формулами, лучше сначала посмотреть базовую инструкцию как вставить формулу в Excel. Здесь мы будем использовать пользовательскую функцию из надстройки. Выглядит она почти как обычная формула Excel, но появляется только после подключения специального файла.

Шаг 1 – Скачиваем надстройку

Главная проблема в нашей задаче – Excel сам по себе не умеет делать такое одной встроенной русской функцией. В стандартном наборе нет кнопки «Сумма прописью», которая автоматически склоняет рубли, копейки, тысячи и миллионы. Поэтому придется использовать внешнюю надстройку.

Скачиваем ее отсюда (используется NUM2TEXT.xla)

После скачивания не запускайте файл двойным кликом как обычную книгу. Надстройку нужно именно подключить через параметры Excel, иначе она может просто открыться как непонятный файл или вообще не дать нужной функции. Лучше положить файл в постоянную папку, например в «Документы» или отдельную папку «Надстройки Excel». Не храните его в папке «Загрузки», если вы потом чистите ее вручную или специальными программами. Если надстройка пропадет из этой папки, Excel может перестать находить функцию.

Еще один момент: файл .xla – это старый формат надстройки Excel. В современных версиях чаще встречается .xlam, но старые .xla надстройки все еще могут работать в настольном Excel. Если у вас корпоративный компьютер, администратор мог запретить запуск макросов и надстроек из интернета. В таком случае эта инструкция может упереться не в Excel, а в политику безопасности вашей организации.

Если после подключения функции не появляются, сначала проверьте макросы. У нас есть отдельная инструкция как включить макросы в Excel. Только не включайте все макросы подряд навсегда – разрешайте их только для файлов и надстроек, которым доверяете.

Шаг 2 – Подключаем надстройку

Теперь переходим в наш документ Excel.

1. Щелкаем по «Файл».

2. «Параметры».

3. Переходим в раздел «Надстройки». Убеждаемся, что в пункте «Управление» стоит «Надстройки Excel» и нажимаем на кнопку «Перейти».

Если в выпадающем списке случайно выбраны «Надстройки COM», «Отключенные элементы» или что-то похожее, нужное окно не откроется. Нам нужен именно вариант «Надстройки Excel». Это обычный раздел, через который подключаются файлы .xla, .xlam и некоторые другие надстройки. Если кнопки или пункты меню у вас немного отличаются, не пугайтесь – в разных версиях Excel интерфейс может выглядеть чуть иначе, но логика остается той же: «Файл» – «Параметры» – «Надстройки» – «Управление: Надстройки Excel» – «Перейти».

4. Откроется окошко, где нам нужно нажать на кнопку «Обзор».

5. Находим ранее скачанную надстройку NUM2TEXT и выбираем ее.

6. Смотрим, чтобы возле нашей надстройки стояла галочка, и нажимаем «ОК».

Если Excel показывает желтую или красную полосу безопасности, внимательно прочитайте текст предупреждения. В современных версиях Office файлы, скачанные из интернета, могут блокироваться даже после добавления через надстройки. В таком случае закройте Excel, найдите файл NUM2TEXT.xla в проводнике, щелкните по нему правой кнопкой мыши, откройте «Свойства» и на вкладке «Общие» посмотрите, есть ли кнопка или галочка «Разблокировать». Если она есть, поставьте галочку, нажмите «Применить», затем снова откройте Excel и подключите надстройку.

Если кнопки «Разблокировать» нет, можно добавить папку с надстройкой в доверенные расположения. Для этого в Excel откройте «Файл» – «Параметры» – «Центр управления безопасностью» – «Параметры центра управления безопасностью» – «Доверенные расположения» – «Добавить новое расположение». Укажите папку, где лежит надстройка. Делайте так только для своей постоянной папки с проверенными файлами, а не для всей папки «Загрузки». В «Загрузках» может лежать что угодно, и давать этой папке полный доверенный статус – плохая идея.

Не отключайте защиту макросов полностью ради одной надстройки. Самый безопасный путь – разблокировать конкретный файл или добавить конкретную доверенную папку. Если включить все макросы без предупреждений, любой вредный файл Excel сможет запускать код без лишних вопросов.

Шаг 3 – Переделываем числа в текст

А вот теперь можно подойти к экспериментам.

1. Выделяем нужную нам ячейку, вписываем туда формулу:

=Сумма_прописью(1745,28)

Вместо этих цифр можно записать свое значение или сразу же подставить ячейку.

Например, если сумма лежит в ячейке A1, то можно написать так:

=Сумма_прописью(A1)

Так удобнее всего работать с документами. Вы меняете число в исходной ячейке, а текст прописью пересчитывается автоматически. Это особенно полезно для шаблонов счетов, актов и договоров. Один раз настроили формулу – дальше просто меняете сумму, дату, контрагента и печатаете новый документ.

Если формула пишет ошибку #ИМЯ?, Excel не видит функцию из надстройки. Чаще всего причина простая: надстройка не подключена, отключена галочка, файл был перемещен, макросы заблокированы или Excel открыт в режиме, где надстройка не загружена. Проверьте еще раз «Файл» – «Параметры» – «Надстройки» – «Перейти» и наличие галочки возле NUM2TEXT. Если файл лежал на флешке или сетевом диске, перенесите его в постоянную локальную папку и подключите заново.

Про запятую и точку. В русской локали Excel десятичная часть обычно пишется через запятую: 1745,28. В другой локали может использоваться точка: 1745.28. Если формула не принимает число, проще введите сумму в отдельную ячейку и в формуле укажите ссылку на нее, например =Сумма_прописью(A1). Так меньше шансов ошибиться с разделителями.

Как видите, сумма сразу отображается в денежном формате. Если вам нужно получить просто число – я обычно копирую этот текст вручную (Ctrl + C), вставляю в формате «Только значения» (Ctrl + V и выбираем формат среди иконок) и уже удаляю рубли и копейки из простого текста. Если нужно подробнее разобраться с таким приемом, читаем отдельную инструкцию как убрать формулу из ячейки Excel и оставить значение. Вот так все несложно.

Но тут есть важный нюанс. Пока в ячейке стоит формула, текст зависит от надстройки. Если вы отправите файл другому человеку, у которого этой надстройки нет, у него вместо результата может появиться ошибка. Поэтому для отправки готового документа лучше вставлять результат как значение. Тогда в ячейке будет обычный текст, который не зависит от NUM2TEXT и откроется даже на другом компьютере.

Если нужно получить только число без рублей и копеек

Иногда нужно вывести не сумму денег, а просто число прописью. Например, не «Двадцать пять рублей 00 копеек», а просто «Двадцать пять». С этой надстройкой все зависит от того, какие функции в нее заложены. У некоторых подобных надстроек есть отдельные функции для суммы, числа, валюты и копеек, а у некоторых – только денежный вариант.

Самый простой бытовой способ я уже описал выше: получаем результат, копируем его как значение и вручную удаляем лишние слова. Если документов мало, это нормально. Если документов много, ручная правка уже опасна: можно забыть копейки, случайно стереть часть текста или оставить неправильное склонение. В таком случае лучше искать надстройку или макрос, который изначально делает именно чистое число прописью.

Еще один вариант – использовать формулы Excel для обработки текста. Например, можно получить денежную строку, а потом другими функциями убрать хвост с «рублями» и «копейками». Но для новичка это уже сложнее, потому что придется работать с поиском текста, длиной строки и обрезкой. Если вы только начинаете, лучше не усложнять документ без необходимости. Для базового понимания работы с формулами можно пройти наш курс Excel для начинающих.

Типовые проблемы и решения

Функция не появилась после подключения.

Закройте Excel полностью и откройте заново. Иногда надстройка появляется только после перезапуска программы. Также проверьте, что вы подключили именно файл NUM2TEXT.xla, а не архив, ярлык или страницу загрузки. Если файл скачался в архиве, его сначала нужно распаковать.

Excel пишет, что макросы отключены.

Откройте настройки безопасности и разрешите макросы только для доверенного файла или доверенной папки. Не включайте режим «разрешить все макросы» на постоянной основе. Если файл скачан из интернета, сначала попробуйте разблокировать его через свойства файла в проводнике. Более подробно по этой теме я уже оставлял ссылку выше на инструкцию про макросы.

Вместо результата появляется #ИМЯ?

Excel не понимает название функции. Значит, надстройка не подключена или не загружена. Еще проверьте, правильно ли написано имя функции: Сумма_прописью. Если вы копировали формулу с сайта, иногда в нее попадают лишние пробелы или невидимые символы. Проще набрать формулу вручную.

Вместо числа Excel воспринимает значение как текст.

Проверьте формат исходной ячейки и разделитель дробной части. Если сумма лежит как текст, некоторые формулы могут работать неправильно. В таком случае вам может пригодиться инструкция как преобразовать текст в число в Excel. Особенно часто такая проблема появляется после копирования данных из 1С, сайтов, PDF или чужих таблиц.

Файл работает у меня, но не работает у коллеги.

Скорее всего, у коллеги не подключена надстройка или заблокированы макросы. Если вы отправляете готовый документ, лучше заранее заменить формулы на значения. Тогда текст прописью останется обычным текстом и не будет зависеть от настроек чужого Excel. Это особенно важно для документов, которые уходят бухгалтеру, клиенту или в другую организацию.

Для шаблона оставляйте формулу, чтобы сумма пересчитывалась автоматически. Для отправки готового документа делайте копию файла и заменяйте формулы на значения. Так вы сохраняете удобство у себя и не создаете проблем человеку, который будет открывать документ на другом компьютере.

Частые вопросы

Есть ли в Excel встроенная функция суммы прописью?

Нет, стандартной русской функции для суммы прописью в Excel нет. Есть обычные математические, текстовые и финансовые функции, но склонять русские числа и валюту Excel сам не умеет. Поэтому используют надстройки, макросы или сложные пользовательские формулы.

 

Будет ли работать NUM2TEXT в новых версиях Excel?

В настольном Excel для Windows такая надстройка обычно работает, если разрешены макросы и файл не заблокирован системой безопасности. Но на работу влияет версия Excel, политика безопасности, расположение файла и права пользователя. В Excel Online и на некоторых корпоративных компьютерах надстройка может не запуститься.

 

Почему Excel блокирует скачанную надстройку?

Потому что файл пришел из интернета и может содержать макросы. Microsoft специально усилила защиту Office, чтобы вредоносные документы не запускали код без ведома пользователя. Это нормально. Разблокировать стоит только тот файл, которому вы действительно доверяете.

 

Как сделать, чтобы сумма прописью открывалась на другом компьютере?

После получения результата скопируйте ячейку и вставьте ее как «Только значения». Тогда в ячейке останется не формула, а обычный текст. Другому человеку уже не понадобится надстройка. Если оставить формулу, на другом компьютере может появиться ошибка.

 

Можно ли использовать эту функцию в договорах и счетах?

Да, для бытовых и рабочих шаблонов это как раз один из самых частых вариантов. Но после формирования документа обязательно проверяйте итоговую сумму глазами. Особенно если сумма большая, есть копейки, отрицательные значения или нестандартная валюта. Автоматизация помогает, но ответственность за документ все равно остается на человеке.

 

Что делать, если сумма с копейками отображается неправильно?

Сначала проверьте исходное число. Оно должно быть числом, а не текстом. Затем проверьте десятичный разделитель: в русской локали обычно используется запятая. Если число пришло из другой программы, в нем могут быть пробелы, скрытые символы или точка вместо запятой. В таких случаях сначала приведите значение к нормальному числовому формату.

 

Можно ли обойтись без надстройки?

Да, можно написать свою VBA-функцию или использовать большую формулу, но для новичка это сложнее. Зато вы будете понимать, откуда взялся код и сможете подстроить его под себя. Если вы часто автоматизируете Excel, рано или поздно стоит разобраться с макросами. Для начала можно посмотреть как создать макрос в Excel.

Видео по теме

А это видео от стороннего автора как раз про историю получения чистых чисел без рублей, да еще и без использования сторонних надстроек. Сложнее, но зато точно знаешь, откуда формула, и можно покопаться и подстроить все под себя.

YouTube