Как в Outlook настроить автоответ на время отпуска

Приветствуем всех на WiFiGid! Ну что? Можно поздравить с отпуском? В этой статье мы покажем, как можно настроить автоответ в Outlook на время отпуска, чтобы ваши клиенты или друзья всегда знали, что вы обязательно прочитаете их сообщение, но не сейчас, потому что у вас и так жизнь прекрасна Просто повторяем за мной.

Какие есть варианты?

У Outlook много вариантов исполнения, и чего-то я могу здесь недосмотреть (об этом можете рассказать другим людям в комментариях под статьей). Так вот, основных вариантов тут два, а чтобы определить свое, открываем в Outlook «Файл» и смотрим, что у нас отображается здесь:

Если видите здесь сразу «Автоответы» — это первый вариант нашей статьи:

Если же кнопки автоответов здесь нет (или чего-то похожего), скорее всего здесь будет второй вариант с настройкой через правила:

Вариант 1 – Автоответы

Если у вас там есть автоответы, все будет немного проще. Нажимаем по этой кнопке и видим вот такое окно:

Здесь вы можете и сами во всем разобраться, но некоторые важные пояснения:

• Включаем «Отправлять автоотчеты» – обязательно.
• При необходимости задаем даты автоответов – они будут отправляться только в этот период. Но лично я предпочитаю все контролировать руками.
• В поле ввода текста задаем ваше сообщение в формате «Нахожусь в отпуске до такого-то числа. По всем вопросам обращаемся к такому-то. Для крайних случаев – ваш телефон.»
• Обратите внимание на две вкладки – «В пределах организации» (по умолчанию, ответы только сотрудникам вашей организации) и «За пределами организации» (отдельно можно разделить для ваших контактов и прочих всех, включая спамеров). Я обычно включаю автоответ только в рамках организации, чтобы посторонние люди не разведали лишнего, а уже прочие письма ставлю на пересылку (не тема этой статьи, но можете заморочиться тоже).
• Помним, что автоответ одному человеку приходит не чаще 1 раза в сутки, т.е. если он вам будет слать очень много сообщений, вы его не заспамите в ответ.

Вот и все. А как только дойдете до рабочего места с отпуска, можно снова зайти в «Файл» и здесь отключить автоответы:

По теме нашел классное видео:

Вариант 2 – Правила

Немного странный способ, но тоже рабочий.

1. Сначала нам нужно подготовить шаблон письма, которое мы будем отправлять в качестве автоответа. На главной Outlook создаем любое сообщение, которые мы будем отправлять:

2. В окне создания сообщения выбираем «Файл – Сохранить как» и сохраняем наше письмо в формате .oft. Этот шаблон мы и будем отправлять дальше.

3. Теперь переходим в «Файл» и нажимаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями».

4. На вкладке «Правила для электронной почты» нажимаем на «Новое правило».

5. Отмечаем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям» и жмем «Далее».

6. На следующем окне просто жмем далее (при необходимости можно подумать над фильтрами), но обычно достаточно ответить на все письма.
7. Отмечаем «ответить, используя указанный шаблон».

8. Нажимаем по выбору шаблона в нижней области (без этого правило не сохранится).

9. В поле «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и с помощью кнопки «Обзор» выбираем свой шаблон на диске.

10. На следующем шаге можно задать исключения на свой вкус. А можно ничего не делать и нажать «Далее».
11. И в конце задаем понятное для себя имя в правилах и отмечаем галочку «Включить правило».

С этого момента Outlook включит автоответ. При необходимости снова возвращайтесь в раздел правил, и здесь можете редактировать свое правило или вовсе удалить его:

Да, настройка такого правила – не самое веселое занятие. Но, поняв один раз, можно использовать потом всю жизнь. Пробуйте!