Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

Всем привет на портале WiFiGiD.RU. Сегодня я расскажу вам, как уменьшить размер файла в Excel. Сегодня мы рассмотрим почти все возможные варианты сжать документ до минимума. Советую ознакомиться со всеми представленными способами. Если у вас в процессе возникнут какие-то вопросы, смело пишите их в комментариях.

ПРИМЕЧАНИЕ! Сразу хочу предупредить на счет различного рода онлайн-сервисов, которые позволяют сжать Эксель файл прям на сайте. Не рекомендую их использовать, так как в таком случае вы рискуете поломать файл. Также некоторые сервисы распространяют вирусы. Будьте аккуратны.

Вариант 1: Лишние пустые ячейки

Как уменьшить размер файла Excel

Рабочий диапазон таблицы или документа – это та область, в которой занесены данные. Именно её и обрабатывает программа и сохраняет в файл. Очень часто при работе с табличками пользователь нечаянно может поставить какой-то символ или пробел вне реальной области таблицы. Таким образом программа будет сохранять все ячейки между табличкой и этим пробелом. Будут сохранены даже пустые ячейки, а нам этого не нужно. Поэтому в первую очередь нам нужно проверить, чтобы этих пустых пробелов не было у нас в документе.

  1. Представим себе, что у нас есть такая вот табличка. Давайте посмотрим её реальный размер – для этого перейдите во вкладку «Файл».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Вы должны сразу же попасть на вкладку «Сведения». Найдите пункт «Свойства» и посмотрите в строку «Размер».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Теперь нам нужно выделить последнюю правую нижнюю ячейку таблицы, которая находится в рабочей области. Для этого одновременно зажмите две клавиши:

Ctrl + End

  1. Если вы видите, что в реальности выделилась последняя нижняя правая ячейка таблички с заполненными данными и после неё идет пустота, то вам этот вариант не подойдет – переходим к следующей главе. У некоторых может выделиться совершенно другая ячейка, находящаяся вне диапазона.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Выделите пустую ячейку по горизонтали – то есть под таблицей. В моем примере – это ячейка А7.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Теперь, чтобы выделить все оставшиеся ячейки ниже, нам нужно использовать горячие клавиши:

Ctrl + Shift + Вниз

  1. Выделится абсолютно всё нижнее поле. Жмем правой кнопкой мыши и выбираем команду по удалению.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Нам нужно удалить именно «Строки», поэтому выделяем этот пункт и жмем «ОК».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. То же самое давайте сделаем и с правой областью – выделите самую правую пустую ячейку от таблички. Используем немного другие клавиши:

Ctrl + Shift + Вправо

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Опять жмем ПКМ, выбираем «Удалить».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Выбираем столбцы.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. В конце не забудьте сохранить документ и проверить размер.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

Вариант 2: Удаление лишнего форматирования

Давайте посмотрим, как еще можно уменьшить размер Эксель файла. Смотрите, когда вы применяете любое форматирование к документу, он начинает расти. Это касается других шрифтов, заливки ячеек, добавления границ или другого цвета буквам. Все это существенно увеличивает размер файла. Поэтому старайтесь использовать хоть какие-то изменения в документе только там, где это действительно нужно.

Вторая очень распространённая ошибка – это форматирование всего диапазона строк от самого начала, например, от A1 до самого конца. К примеру, вы нажали на букву сверху и выделили весь столбец, а потом залили его цветом, или добавили граней. Я понимаю, что такое делается на будущее, при работе с бесконечными таблицами, когда все новые и новые строки добавляются с течением времени. Но подобное сильно увеличивает размер таблицы. Лучше убрать форматирование после заполненных ячеек.

  1. Напомню, чтобы нам попасть в конец таблицы, вы можете использовать кнопки:

Ctrl + End

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Так как у нас есть форматирование сразу для нескольких столбцов, лучше выделить их всех по горизонтали – для этого нажмите по адресу (цифре) слева. Нажать нужно по следующей пустой ячейке.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Используем:

Ctrl + Shift + Вниз

  1. Перейдите на вкладку «Главная».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Найдите раздел «Редактирование» и нажмите по значку ластика.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Выбираем команду «Очистить форматы».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

После этого у всех выделенных ячеек форматирование сбросится до настроек по умолчанию, а значит этот параметр не будет сохранен в файле, и он станет весить меньше. Аналогично вы можете убрать лишнее форматирование для других заполненных ячеек таблицы. Я говорю именно про лишнее форматирование на ваш взгляд.

В качестве домашнего задания попробуйте найти лишнее изменение в вашей таблице и удалить это с помощью этой же кнопки. Это может быть другой шрифт, цвет текста или заливка. После этого посмотрите, насколько уменьшился ваш файл.

Вариант 3: Замена формул со ссылками на значение

Как еще облегчить файл Excel? – для этого можно убрать формулы со ссылками и заменить их постоянными значениями. Пример, который я разбирал в прошлых главах также содержит в себе формулу со ссылками. В последнем столбце «Сумма» высчитывается по простому умножению «Количества» на «Цену» товара. В итоге мы получаем некую прибыль. В моем примере данные в последнем столбце не будут изменяться, а значит их можно заменить на числа. Давайте я покажу как это делается:

  1. Нам нужно выделить весь диапазон ячеек с формулами, которые начинаются со знака равно (=). Если диапазон ячеек слишком большой, (как у меня) и вам нужно выделить только один столбец, то делаем так – кликаем по первой ячейке и зажимаем клавиши:

Ctrl + Shift + Вниз

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Копируем содержимое:

Ctrl + C

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. И сразу же вставляем сюда же:

Ctrl + V

  1. Далее кликаем правой кнопкой по вставленному и в параметрах вставки выбираем только значения.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

Этот способ нужно применять только если эти данные нединамические и не будут изменяться в процессе. Также вы можете столкнуться с обратным эффектом, когда при замене формул на значения вы увидите как файл наоборот подрастет. Такое может наблюдаться при работе с очень большими таблицами и данными. В таком случае вам наоборот стоит задуматься об оптимизации некоторых подсчетов и использовании только формул вместо значений. Что именно применять тут, я вам не подскажу – нужно экспериментировать.

Вариант 4: Сохранение и форматы

Более продвинуто сжать Эксель файл – это использовать правильный формат. Если вы когда-то сохраняли документ в Excel, то могли заметить, как в окне формата можно заметить большое количество вариантов. Также очень часто пользователи намеренно сохраняют документ в старом формате .xls, который можно открыть даже в древних программах 1997-2003 года.

В итоге Excel приходится добавлять лишние данные, и файл весит в разы больше. Самый продвинутый формат – это современный .xlsx. Если вы используете его, то файл дополнительно сжимается почти до максимума.

  1. Переходим в первую вкладку «Файл».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. «Сохранить как» – «Обзор».

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Убедитесь, что вы сохранили документ в формате:

.xlsx

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

  1. Если вы хотите уменьшить размер Эксель файла до максимума, то можно использовать двоичный формат:

.xlsb

ПРИМЕЧАНИЕ! Минус этого формата в том, что он не открывается другими сторонними программами и используется только в Excel. Им спокойно можно пользоваться, если вы не предполагаете открывать этот файл в каком-то другом приложении.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

Вариант 5: Изображения и сжатие

Почему файл Эксель много весит? – возможно из-за добавления несжатых картинок, фотографий и других изображений. Если вы используете хоть какие-то картинки в таблице, то размер может вырасти в разы. У вас есть два способа – или убрать их из документа (если они особо не нужны), или изменить некоторые параметры.

Зайдите в «Файл» – «Параметры» – «Дополнительно» – найдите раздел «Размер и качество изображения». Смотрите, чтобы был выбран ваш документ. Далее ставим настройки:

  • Удалить данные редактирования – таким образом картинка будет сохранена таким же образом, какую вы её видите. То есть все редактирование сразу будет применяться. Минус в том, что изначальное изображения сохранено не будет.
  • Уберите галочку «Не сжимать изображения в файле».
  • Если качество изображения не важно, можно уменьшить его до 150 пикселей на дюйм. Можно даже установить более маленький параметр, если картинок в вашем файле слишком много.

Как сжать Excel файл в онлайн и офлайн режиме

Вариант 6: Архиваторы и методы архивации

Мы рассмотрели все возможные способы уменьшить размер таблицы. Также мы рассмотрели все причины, почему файл Excel стал весить много. В последнем способе мы даже поняли, какими форматами пользоваться, чтобы не раздувать файл еще больше. Но мы забыли еще про одну очень важную вещь, а именно про архивацию. Для этого нужно использовать сторонние программы типа 7-ZIP, WinRAR и т.д.

Но мало кто знает, что есть особые методы архивации, которые позволяют сильнее сжать файл. Про них очень подробно рассказал мой коллега в этой подробной инструкции (ссылка). Обязательно перейдите и ознакомьтесь – очень полезная статья, которая поможет вам в будущем.

Автор статьи
Бородач 1561 статей
Сенсей по решению проблем с WiFiем. Обладатель оленьего свитера, колчана витой пары и харизматичной бороды. Любитель душевных посиделок за танками.
WiFiGid
Комментарии: 3
  1. Анон

    Вот в точь в точь как у автора, у меня каким-то неведанные силы пробел поставили на миллионой строке.

  2. Евгений

    Спасибо за урок, теперь буду умнее

  3. Олег

    Все равно лучше всего сжимает как раз архиваторы. Они при этом используют специальные алгоритмы.

Добавить комментарий
После отправки комментарий может не отображаться - это нормально. Сразу же после модерации он будет опубликован. Если Вы хотите быстро узнать о получении ответа, рекомендуем оставить свой e-mail (это необязательно). E-mail используется исключительно для Вашего оповещения, мы не занимаемся спамом.

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.

Adblock
detector