Как создать таблицу в Word: пошаговая инструкция

Всем привет! В нашем сегодняшнем уроке я расскажу, как можно быстро сделать таблицу в Microsoft Word. Мы рассмотрим не только простые способы создания структурных таблиц, но также экспорт таблиц из Excel и интернета. Дополнительно я покажу, как можно обычный текст превратить в красивую табличку.

Инструкция подходит для Word 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 и более новых версий. В старых версиях Word часть вкладок может называться немного иначе, но сама логика почти не меняется: таблицы создаются через вкладку «Вставка», а редактируются через вкладки «Конструктор таблиц» и «Макет». В Word Online, то есть в браузерной версии, базовые таблицы тоже можно создавать и редактировать, но часть сложных функций может быть недоступна или работать проще, чем в полноценной программе на компьютере.

Способов достаточно много, но я советую ознакомиться с каждым, так как тот или иной вариант может быть полезен в разных ситуациях. Поехали!

ПРИМЕЧАНИЕ! Не путайте обычную таблицу Word и таблицу Excel внутри Word. Обычная таблица нужна для текста, списков, расписаний, бланков и простого оформления. Excel-таблица нужна тогда, когда важны формулы, вычисления, пересчет данных и привычная работа с ячейками как в Excel.

Способ 1: Через быструю панель

Самый быстрый и удобный способ – это нарисовать таблицу через вкладку «Вставка». Находим инструмент «Таблица» и сверху выбираем нужную схему по столбцам и строкам. Сверху вы можете увидеть подсказку, которая отображает отрисованную сетку. Пока вы не выберите нужный вариант, на листе будет отображаться предварительная табличка.

Этот способ хорош, если вам нужна небольшая таблица: например 3 на 4, 5 на 6 или 8 на 8. Вы просто ведете мышкой по сетке, Word сразу показывает будущий размер, а после клика вставляет таблицу в документ. Для новичка это самый понятный вариант, потому что не нужно заранее открывать отдельные окна с настройками. Но если вам нужна большая таблица, точная ширина столбцов или много строк, лучше использовать следующий способ.

Смотрите, даже если вы знаете или не знаете точное количество строк, то переживать не стоит, так как их в любой момент можно добавить. Давайте я покажу, как это можно сделать. Представим себе, что мы добавили сетку, но нам не хватает строк. Чтобы их добавить в конец, просто кликните левой кнопкой мыши справа от последней правой нижней ячейки.

После этого нажмите Enter. Внизу добавится еще одна строчка с тем же количеством столбцов.

Таким же образом можно добавить строку в середину таблицы – попробуйте сделать это самостоятельно. Но есть и более правильный способ: поставить курсор в нужную строку, нажать правой кнопкой мыши, выбрать «Вставить» и указать, куда добавить строку – выше или ниже. Это удобнее, если таблица уже большая и нужно вставить строку не в самый конец. Если вам нужно подробнее разобрать именно добавление строк разными способами, можете почитать отдельную инструкцию как добавить строку в таблицу Word.

СОВЕТ! Если таблица маленькая, используйте быструю сетку. Если таблица большая или должна иметь точное количество строк и столбцов, сразу переходите к «Вставить таблицу». Так вы меньше будете потом исправлять размеры и добавлять недостающие ячейки.

Способ 2: Точные параметры

Прошлый способ имеет небольшой минус – нельзя сделать табличку больше 10 столбцов. Поэтому нам нужно из того же инструмента выбрать пункт «Вставки таблицы».

Далее просто выбираем количество строк, столбцов и жмем «ОК». Вы можете заметить, что ниже есть параметр «Автоподбор ширины столбцов». По умолчанию стоит режим «Авто», когда столбцы имеют равную ширину относительно друг друга и равномерно делят лист. Но можно установить конкретную ширину, если вам это нужно.

Поясню на простом примере. Если вы делаете ведомость, где 2 столбца с короткими словами и 1 столбец с длинным описанием, равная ширина будет неудобна. В таком случае проще сначала создать таблицу с нужным количеством столбцов, а потом вручную растянуть большой столбец. Если же вам нужна аккуратная таблица на всю ширину листа, оставьте «Авто» или используйте автоподбор по ширине окна.

У параметра «Автоподбор» есть несколько вариантов:

• Постоянная ширина столбцов – Word делает столбцы фиксированными.
• По содержимому – столбцы подстраиваются под текст внутри ячеек.
• По ширине окна – таблица растягивается по ширине страницы между полями.

Если таблица потом получилась слишком широкой или не помещается на лист, ее можно уменьшить. Не всегда нужно удалять столбцы или делать шрифт микроскопическим. Иногда достаточно включить автоподбор, уменьшить поля страницы или задать ширину таблицы вручную. Более подробно как уменьшить таблицу в Word можно почитать тут.

Способ 3: Отрисовка

У нас есть еще один очень интересный способ – это «Нарисовать таблицу» вручную. Его плюс в том, что вы можете задать ширину для каждого столбца. Попробуйте это сделать!

После выбора этого инструмента появится карандаш. Зажмите левую кнопку мыши и нарисуйте первую ячейку. Отлично!

Теперь пробуем нарисовать остальные столбцы разной ширины.

Итак, у нас получилась произвольная табличка. Как добавлять дополнительные строчки – вы уже знаете. Есть еще один удобный вариант отрисовки – сначала рисуем сам контур таблицы. Нарисуйте большой прямоугольник от начала и до конца странички.

Теперь давайте попробуем нарисовать центральную грань посередине – для этого наведите курсор на левую часть прямоугольника, зажмите левую кнопку мыши и проведите мышкой ближе к правой грани.

То же самое попробуйте сделать и нарисовать вертикальную центральную грань.

Теперь вам задание – попробуйте нарисовать такую же табличку, как на картинке ниже.

Рисование таблицы полезно не для всех задач. Я бы использовал этот способ для нестандартных бланков, анкет, схем, подписных листов, расписаний и документов, где ячейки имеют разную форму. Для обычного списка товаров, ведомости или таблицы с одинаковыми строками быстрее использовать первый или второй способ. Если вы случайно провели лишнюю линию, ее можно убрать инструментом «Ластик» в разделе «Макет» или «Конструктор таблиц», когда активна работа с таблицей.

ВНИМАНИЕ! Не злоупотребляйте ручной отрисовкой, если таблицу потом нужно будет часто редактировать. Чем сложнее нарисованная сетка, тем сложнее ее выравнивать, переносить на другую страницу и копировать в другие документы.

Способ 4: Вставка Excel таблицы

Microsoft Word позволяет отрисовывать таблицу через Excel, давайте посмотрим, как это происходит. Напомню, что сам инструмент находится там же.

Откроется небольшое окошко, где вы можете не просто вводить какие-то данные, но и работать с ячейками, формулами, вычисляя и высчитывая определенные данные как в стандартном Excel.

Давайте для наглядности попробуем что-нибудь подсчитать, чтобы проверить, что формулы работают. В первую и вторую строку первого столбца введите любые цифры. Далее в пустой ячейке попробуйте их перемножить. Напомню, что для того, чтобы подсчитать какой-то результат, нужно в самом начале ячейки поставить знак равно (=), а после этого, используя математические знаки умножения (*), деления (/), вычитания (-) и сложения (+), пробуем использовать адреса ячеек, выделяя их левой кнопкой мыши. В конце жмем на клавишу Enter.

Как видите, у нас все отлично посчиталось. Но тут важно понимать разницу: встроенная Excel-таблица внутри Word ведет себя как объект. Чтобы снова изменить данные и формулы, по ней обычно нужно дважды кликнуть. Word временно откроет режим Excel прямо внутри документа. Это удобно для расчетов, но не всегда удобно для простого текста, потому что такой объект может хуже переноситься между страницами и сложнее редактироваться как обычная таблица Word.

Второй способ – это перенести таблицу из Excel файла в Word. Для этого откройте нужный файл, выделите ту область, которую вы хотите экспортировать, после этого жмем на клавиши:

Ctrl + C

Теперь открываем Word, ставим курсор в нужное место и жмем:

Ctrl + V

Если по каким-то причинам данные вставились не таблицей, а текстом, тогда нужно открыть параметры вставки – нажмите на Ctrl. И выберите вариант «Связать и использовать конечные стили» (горячая клавиша C).

При вставке из Excel у вас обычно есть несколько вариантов:

• Сохранить исходное форматирование – таблица будет похожа на то, что было в Excel.
• Использовать конечные стили – Word подстроит внешний вид под текущий документ.
• Связать с Excel – данные в Word могут обновляться при изменении исходного файла Excel.
• Вставить как рисунок – таблица станет картинкой, ее нельзя будет нормально редактировать как ячейки.
• Сохранить только текст – формат таблицы может исчезнуть, останутся только данные.

Если данные должны обновляться из Excel, используйте связанный вариант. Например, у вас есть прайс в Excel, а в Word вы делаете коммерческое предложение. При изменении прайса можно обновить связанный объект в документе. Но у такого варианта есть минус: если отправить Word-файл другому человеку без исходного Excel-файла, связь может не сработать. Для обычной отправки клиенту или преподавателю я бы чаще вставлял таблицу без связи, чтобы документ открывался одинаково у всех.

ПРИМЕР: Если вы делаете отчет с итоговыми суммами, удобнее считать все в Excel, а в Word вставить уже готовую таблицу. Если же таблица нужна только для красивого размещения текста, фамилий, дат или расписания, проще использовать обычную таблицу Word.

Способ 5: Экспресс-таблицы

Данный инструмент позволяет создавать определенные шаблоны таблиц. Например, если вы хотите создать календарь, то можно выбрать уже сохраненный вариант. Экспресс-таблицы загружаются вместе с данными, которые можно изменить. Шаблонов, к сожалению, не так много, но иногда они выручают.

Экспресс-таблицы удобно использовать как заготовки. Например, вам нужен простой календарь, список, матрица или шаблон с уже готовым оформлением. Вы вставляете его, а потом заменяете текст на свой. Это быстрее, чем вручную рисовать сетку и подбирать стиль, но для серьезных документов я все равно советую проверять каждую ячейку: ширину, границы, переносы, шрифт и выравнивание. Иногда шаблон выглядит красиво на экране, но плохо помещается при печати.

Также вы можете создавать свои заготовки. Сначала сделайте таблицу, оформите ее, выделите, а потом сохраните как элемент экспресс-блока, если такая функция доступна в вашей версии Word. Это полезно, если вы часто вставляете одинаковые бланки, шапки, таблицы согласования или шаблоны отчетов. Один раз настроили – дальше вставляете почти готовый вариант.

Способ 6: Преобразование из текста в таблицу

Все вышеперечисленные способы позволяют создавать таблицы, когда данных еще нет. А что, если нам нужно наоборот из текста создать готовую табличку. Например, кто-то скопировал таблицу из интернета и отправил ее вам, но при копировании табличное форматирование пропадает, и остается только текст, который нужно превратить обратно в табличку. Давайте посмотрим, как это можно сделать.

1. Представим, что у нас есть скопированный текст из интернета.

2. Для дальнейшей работы нам нужно включить отображение скрытых знаков. Для этого на «Главной» нажмите по значку, как на картинке ниже. Или вы можете воспользоваться горячими клавишами, нажав одновременно на:

Ctrl + *

3. Точки между словами – это обычный пробел. А вот развернутая на 180 градусов буковка «P» – это знак абзаца, то есть переход к новой строке. При преобразовании нашего текста в будущую таблицу программа Word будет учитывать определенные знаки, чтобы преобразовать данные в столбцы и строки. Знак абзаца обычно означает конец строки таблицы. А один из знаков между словами должен разделять данные между разными столбцами. И тут вы можете столкнуться с первой проблемой – обычный пробел не всегда подходит как разделитель. Word может использовать пробел как разделитель, но если внутри текста есть обычные фразы с пробелами, таблица получится кривой. Поэтому надежнее использовать запятую (,), точку с запятой (;), табуляцию или другой редкий символ. Так как запятые и точки с запятой могут быть в тексте, мы будем использовать знак табуляции.

4. Выделите первый пробел между двумя словами и нажмите по клавише Tab – она находится слева между кнопками Caps Lock и символом `.

5. Как видите, точка поменялась на стрелочку – это и есть знак табуляции.

6. Конечно, мы не будем заменять каждый знак пробела на табуляцию вручную, на это может уйти слишком много времени. Вместо этого я покажу вам, как быстро и легко заменять однотипные символы, буквы и даже слова в больших текстовых документах. Для начала выделите знак табуляции и нажмите клавиши:

Ctrl + C

7. На экране вы ничего не увидите, но на самом деле мы сейчас скопировали этот знак в оперативную память. Теперь нам нужно найти все знаки пробелов на этой странице, для этого нажимаем по клавишам:

Ctrl + F

8. Откроется окошко поиска или навигации. Кликните левой кнопкой мыши по верхней строке поиска и нажмите на «Пробел». После этого программа найдет все пробелы, которые есть у вас в документе.

9. Нажмите по стрелочке правее строки поиска и выберите пункт «Заменить».

10. По умолчанию в строке «Найти» уже будет подсвечен пробел. Теперь выделяем строчку «Заменить на» и нажимаем:

Ctrl + V

11. В нее будет вставлен невидимый знак табуляции. Теперь кликаем по кнопке «Заменить все». Все пробелы будут заменены, а вам будет предложено начать поиск еще раз – жмем «Нет» и закрываем это окошко.

ПРИМЕЧАНИЕ! Понятное дело, что данный пример очень грубый. Скорее всего в вашем примере нужно будет делать замену других знаков, так как пробел очень часто используется в предложениях, которые могут храниться в тексте. Моя задача показать, как это сделать быстро.

12. Теперь нам нужно выделить весь этот текст и в инструменте «Таблица» выбрать пункт «Преобразовать в таблицу».

13. Обязательно убедитесь, что стоит правильное число столбцов.

Как видите, таблица создана. У вас могут возникнуть трудности, если текст разбит неравномерно на одинаковое количество строк и столбцов по знакам.

Если таблица получилась кривой, не спешите все переделывать вручную. Сначала включите скрытые знаки и посмотрите, одинаковое ли количество разделителей в каждой строке. Например, если в первой строке 3 табуляции, а во второй 2, Word создаст разные наборы ячеек, и таблица может «поехать». Лучше сначала выровнять исходный текст, а уже потом преобразовывать его в таблицу. Если вам нужно сделать обратную операцию, то есть получить обычный текст из таблицы, посмотрите инструкцию как преобразовать таблицу в текст в Word.

СОВЕТ! Самый надежный разделитель для преобразования текста в таблицу – табуляция. Она редко встречается внутри обычных предложений и хорошо читается Word. Запятая и точка с запятой тоже подходят, но только если вы уверены, что они не используются внутри самих данных.

Способ 7: Копирование таблицы из интернета

Вы можете не только создавать таблицы или экспортировать их из Excel, но и копировать из интернета. Для этого откройте любой сайт. Далее наводим курсор на левую верхнюю строчку, зажимаем левую кнопку мыши и ведем до правого края таблицы, а потом ниже до нужной строки. Выделив данные, переходим в Word файл.

Теперь нажимаем:

Ctrl + V

Чтобы сохранить форматирование, которое было на Web-странице, нажимаем Ctrl и выбираем «Сохранить исходное форматирование».

При копировании из интернета часто появляются лишние стили: другой шрифт, цветные ссылки, невидимые границы, огромные отступы, картинки и странные переносы. Поэтому я обычно сначала пробую вставку с исходным форматированием, а если таблица выглядит плохо, использую вставку с конечными стилями или вставку только текста. После этого таблицу можно привести в порядок уже средствами Word.

Еще одна частая проблема – таблица с сайта шире листа Word. В таком случае часть столбцов может уйти за правый край страницы. Кликните по таблице, перейдите в «Макет» и попробуйте «Автоподбор» – «Автоподбор по ширине окна». Если это не помогает, уменьшите шрифт, поля страницы или переведите лист в альбомную ориентацию. Если нужно повернуть именно таблицу или разместить ее на альбомной странице, можете прочитать как перевернуть таблицу в Word.

ВНИМАНИЕ! Если вы копируете таблицу из интернета для учебы, работы или публикации, проверьте данные вручную. При копировании могут потеряться сноски, единицы измерения, примечания, ссылки и часть форматирования. Внешне таблица может выглядеть нормально, но внутри будут ошибки.

Оформление таблиц

После добавления таблички вы попадаете в режим «Конструктора» – посмотрите в панель управления. Здесь можно выбрать определенный стиль отображения, залить каким-нибудь цветом, изменить толщину и цвет границ. Рассказывать подробно про все смысла нет, можете поиграться с этими параметрами самостоятельно.

В новых версиях Word вкладки могут называться «Конструктор таблиц» и «Макет». Они появляются только тогда, когда курсор стоит внутри таблицы. Если вы не видите эти вкладки, просто кликните по любой ячейке. В «Конструкторе таблиц» обычно работают со стилями, цветом, заливкой и границами. Во вкладке «Макет» меняют строки, столбцы, размер ячеек, выравнивание, направление текста, объединение и разделение ячеек.

Если вы делаете документ для печати, не увлекайтесь слишком яркими стилями. На экране цветные таблицы выглядят красиво, но на черно-белом принтере они могут стать плохо читаемыми. Я бы использовал простую шапку, умеренные границы и одинаковый шрифт. Если таблица должна быть невидимой и нужна только для аккуратного расположения текста на странице, используйте вариант без границ. Более подробно как сделать таблицу невидимой в Word можно посмотреть здесь.

Как работать с таблицей после создания

После создания таблицы чаще всего нужно не просто заполнить ячейки, а настроить ее вид. Для начала научитесь выделять таблицу. Если навести мышку на левый верхний угол таблицы, появится маленький квадратик с крестиком. Нажмите по нему – выделится вся таблица. Если нужно выделить одну строку, наведите курсор слева от строки и кликните. Если нужен столбец, наведите курсор сверху над столбцом, пока не появится стрелка вниз.

Самые частые действия находятся во вкладке «Макет»:

• Вставить сверху или снизу – добавляет строки.
• Вставить слева или справа – добавляет столбцы.
• Удалить – удаляет ячейки, строки, столбцы или всю таблицу.
• Объединить ячейки – соединяет несколько ячеек в одну.
• Разделить ячейки – делит одну ячейку на несколько.
• Автоподбор – подстраивает ширину таблицы под содержимое или страницу.
• Выровнять – меняет положение текста внутри ячеек.

Например, вы сделали таблицу расписания, и верхняя строка должна быть одной общей шапкой. Выделите несколько ячеек в первой строке и нажмите «Объединить ячейки». Если наоборот нужно разбить одну большую ячейку на две или три, используйте «Разделить ячейки». Если хотите подробнее разобрать эту тему, посмотрите отдельную статью как объединить ячейки в Word.

Если таблица переходит на следующую страницу

Большие таблицы часто не помещаются на одну страницу. Это нормально. Word может переносить строки таблицы на следующую страницу, но иногда перенос выглядит некрасиво: строка разрывается пополам, шапка остается только на первой странице, а читатель дальше не понимает, что означают столбцы. Поэтому большие таблицы лучше настроить отдельно.

Если строка разрывается между страницами, кликните по таблице правой кнопкой мыши, откройте «Свойства таблицы», перейдите на вкладку «Строка» и проверьте параметр «Разрешить перенос строк на следующую страницу». Если его отключить, Word будет стараться переносить строку целиком. Это удобно для анкет, прайс-листов и таблиц, где одна строка должна читаться как единый блок. Но если строка очень высокая, она все равно может создать проблемы с размещением.

Если таблица длинная, обязательно повторите шапку на каждой странице. Для этого выделите строку или несколько строк с заголовками, откройте вкладку «Макет» и нажмите «Повторить строки заголовков». Тогда при переносе таблицы Word будет автоматически дублировать шапку сверху на каждой новой странице. Подробную инструкцию можно посмотреть тут: как закрепить шапку таблицы на каждой странице в Word.

СОВЕТ! Если таблица очень широкая, иногда проще сделать страницу альбомной. Это лучше, чем сжимать шрифт до нечитаемого размера. В отчетах, дипломах и инструкциях часто делают так: основной текст идет книжным листом, а широкая таблица вставляется на отдельную альбомную страницу.

Word на Mac, в браузере и на телефоне

На Mac таблицы создаются почти так же: откройте вкладку «Insert» или «Вставка», выберите «Table» или «Таблица» и задайте количество строк и столбцов. Названия вкладок могут отличаться в зависимости от языка Office, но логика та же. Для оформления таблицы также появляются вкладки работы с таблицами. Если вы работаете в русской версии Word для Mac, большинство пунктов будет называться так же, как в Windows.

В Word Online таблицы можно вставлять, заполнять и базово оформлять прямо в браузере. Но если документ сложный – с вложенными таблицами, связанными Excel-объектами, макросами, точными размерами, повторяющимися заголовками и нестандартной версткой, лучше открыть его в настольном Word. Веб-версия удобна для быстрых правок, но не всегда подходит для сложной верстки перед печатью.

На телефоне или планшете таблицы тоже можно редактировать в приложении Word, но делать большую таблицу с нуля там неудобно. Маленькую таблицу на 2-3 столбца создать можно, но точная настройка ширины, границ, переносов и шапок намного проще на компьютере. Поэтому для серьезного документа я бы использовал телефон только для просмотра и мелких исправлений, а основную работу делал на ПК или ноутбуке.

Частые проблемы с таблицами

• Таблица вышла за край листа. Используйте «Автоподбор по ширине окна», уменьшите поля страницы или сделайте лист альбомным.
• Текст в ячейке не помещается. Увеличьте ширину столбца, включите перенос текста или уменьшите шрифт.
• Таблица не двигается. Проверьте обтекание текстом в свойствах таблицы. Для обычного документа чаще удобнее режим «Нет».
• Границы не печатаются. Убедитесь, что это настоящие границы таблицы, а не только сетка на экране. Сетка помогает видеть ячейки при редактировании, но может не печататься.
• Вставка из Excel выглядит криво. Попробуйте другой вариант вставки: «Использовать конечные стили», «Связать» или «Сохранить только текст».
• Таблица занимает слишком много места. Уменьшите поля, шрифт, интервалы внутри ячеек и ширину столбцов.

Если вы хотите расположить таблицу строго по центру страницы или выровнять ее относительно полей, используйте свойства таблицы. Кликните по таблице правой кнопкой мыши, выберите «Свойства таблицы» и настройте выравнивание слева, по центру или справа. Более подробно как выровнять таблицу в Word можно почитать в отдельном уроке.

FAQ – частые вопросы

Как быстрее всего сделать таблицу в Word?

Самый быстрый способ – «Вставка» – «Таблица» и выбор нужного количества строк и столбцов мышкой. Этот вариант удобен для небольших таблиц. Если нужно больше 10 столбцов или точные параметры, выбирайте «Вставить таблицу».

 

Как добавить строку в уже созданную таблицу?

Поставьте курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите Tab – Word добавит новую строку в конец. Если нужно добавить строку в середину, нажмите правой кнопкой по нужной строке и выберите «Вставить» – «Вставить строки выше» или «Вставить строки ниже».

 

Можно ли считать формулы в таблице Word?

Да, в обычной таблице Word есть простые формулы, но они не такие удобные, как в Excel. Если расчеты важные и данных много, лучше использовать Excel-таблицу или вставить данные из Excel. Word больше подходит для оформления, а Excel – для вычислений.

 

Почему таблица из интернета вставляется криво?

Потому что вместе с таблицей копируются стили сайта: шрифты, ссылки, отступы, скрытые элементы и ширина блоков. Попробуйте другой вариант вставки: «Использовать конечные стили» или «Сохранить только текст». После этого настройте таблицу средствами Word.

 

Как сделать, чтобы шапка таблицы повторялась на каждой странице?

Выделите строку с заголовками, откройте вкладку «Макет» в работе с таблицами и нажмите «Повторить строки заголовков». Это работает для таблиц, которые сами переходят на следующую страницу. Если вы вручную разбили таблицу на несколько отдельных таблиц, шапку придется настраивать отдельно.

 

Как убрать границы таблицы?

Выделите таблицу, откройте настройки границ и выберите «Нет границы». При этом таблица останется, просто линии не будут отображаться при печати. Это удобно, если таблица нужна только для аккуратного расположения текста.

 

Как сделать таблицу на всю ширину страницы?

Кликните по таблице, перейдите во вкладку «Макет», выберите «Автоподбор» и нажмите «Автоподбор по ширине окна». Если таблица все равно не помещается, уменьшите поля страницы или переведите лист в альбомную ориентацию.

 

Почему я не вижу вкладки «Конструктор таблиц» и «Макет»?

Эти вкладки появляются только тогда, когда курсор находится внутри таблицы. Кликните по любой ячейке, и сверху должны появиться инструменты работы с таблицами. Если вы выделили обычный текст вне таблицы, этих вкладок не будет.